5 Tipps für ein Tip-Top-White Desk – oder Clean Desk?

White Desk oder Clean Desk? Huhn oder Ei? Eigentlich nur Wortklauberei. Beide Anglizismen beschreiben eine bewerte Praxis für den pflichtbewussten Büroalltag beim Thema Datensicherheit. In gewissen Sphären der Arbeitswelt wie z. B. Arztpraxen kennt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kein Pardon, wenn es um die penible Einhaltung der Rechtsgrundlage geht. In anderen Fällen geht es oft darum die Arbeitnehmer rund um ihren Schreibtisch und Aktenschrank an mehr Sorgfalt zu erinnern. Profitieren Sie von fünf Tipps und den treffenden Formulierungen, um das Prinzip White Desk, ein Synonym von Clean Desk, wertschöpfend umzusetzen!

1)     Dem Datenschutzverstoß keine Chance geben – mit Organisation und Ordnung!

Eine gute, minimal gehaltene Struktur ist das A und O in einem bei der Einführung eines dauerhaften White Desk. Was wird wirklich auf der Arbeitsplatte gebraucht? Welche Dinge können leicht verstaut und damit in der Zugriffsmöglichkeit beschränkt werden? Hierfür ist ein abschließbarer Rollcontainer zweckdienlich. Stifte, Schere, Kleber, Tacker, Papier aber auch Festplatten, Unterlagen und vertrauliche Dokumente sind hier sicher und in greifbarer Nähe aufbewahrt.

Clean Desk-Policy Abs. 1: Ordnung & Struktur

Um unsere Sicherheitsbestimmungen zu verbessern und gemäß den Datenschutzrichtlinien zu verfahren, führt >>UNTERENEHMENSNAME<<, eine Clean Desk Policy für Bildschirmarbeitsplätze ein. Wir möchten damit sicherstellen, dass sensible und vertrauliche Daten, ganz gleich, ob sie auf Papier oder in digitalisierter Form gespeichert sind, sicher verwahrt werden, wenn der Arbeitsplatz leer ist.

2)     Datenschutzregeln bei der Datenverarbeitung und Speicherung beachten!

Kundendaten verdienen in der White Desk-Policy immer besondere Aufmerksamkeit – ob auf dem analogen Schreibtisch oder digitalen Desktop. Regelmäßige Speicherung und Back Ups sind zugleich der beste Weg, um Datenverlust vorzubeugen. Eine durchdachte Ordner-Struktur ist dafür unumgänglich. Im schlanken Aufbau macht sie die gesamte notwendige Arbeitswelt transparent und erlaubt den schnellen Zugriff auf spezifische Informationen. Die relevanten Vorgaben bewegen sich stets im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Clean Desk-Policy Abs. 2: Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Sobald Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, sperren Sie Ihren Computer über folgende Tastenkombinationen:

• Windows-Betriebssystem: [Windows-Taste] + [L]
• macOS: [ctrl] + [Shift] + [Eject]

3)     Im Büro der Zukunft sollte Papier wie Gold behandelt werden!

Zielsetzung: Das Büro der Zukunft ist papierlos. Angesichts der Berge von staubigen Ordner in muffigen Archiven aktuell wohl eher noch eine Utopie. Oftmals fehlt neben dem Überblick auch der direkte Zugriff auf die gewünschte Information. Die Zukunft sieht anders aus: Generell lässt sich das White Desk-Prinzip im Zuge der digitalen Transformation wertschöpfender gestalten – und sicherer. Schließlich gehören Passwörter nicht auf Notizzettel. Stichwort: Passwort-Manager auf dem PC.

Clean Desk-Policy Abs. 3: Gültigkeit für den jeweiligen Arbeitsbereich

Die Einhaltung dieser Regelung wird offiziell von >>NAME DES MITARBEITERS<< stichprobenartig kontrolliert. Damit diese Regelung erfolgreich umgesetzt werden kann, bedarf es der Mithilfe aller Betriebsangehörigen. Sollten diese Vorgaben nicht beachtet werden, so wird das disziplinarische Verfahren nach sich ziehen, die bis hin zur Kündigung führen können.

4)     Ob Schreibtisch oder Aktenschrank – etwas gehört immer in den Müll!

Büromaterialien, Notizen, Unterlagen – jedes gut gepflegte White Desk kommt regelmäßig auf den Prüfstand. Und dann? Alles raus, was keine Miete zahlt! Was Kollegen nicht gebrauchen können oder zum wichtigen Firmeneigentum gehört, kann unversehens in die Tonne. Das Chaos hat damit keine Chance. Ebenso wichtig in einer ganzheitlichen Clean Desk-Policy: Persönliche Gegenstände wie der Mitarbeiterausweis, Schlüsselbund oder das Smartphone gehören persé nicht auf den Schreibtisch, sondern in die eigene Tasche – insbesondere an der stark Besucher- und somit auch Dokumenten frequentierten, modernen Empfangstheke.

Clean Desk-Policy Abs. 4: Datensicherheit durch gesunden Menschenverstand gewährleisten!

Jeglicher Papiermüll, der sensible oder vertrauliche Informationen enthält, muss in den dafür bereitgestellten Datenmüllbehälter entsorgt werden. Unter gar keinen Umständen sollten solche Daten in den üblichen Müll gelangen. Am Ende des Arbeitstages werden die Computerarbeitsplätze gesichert. Dazu gehört, dass sämtliche Laptops, Tablets und Massenspeichergeräte in Schubladen oder Rollcontainer deponiert und verschlossen werden. Die jeweiligen Schlüssel sollten nicht an der Schublade oder dem Rollcontainer vergessen werden. Gleiches gilt für Drucker und Faxgeräte: Hinterlassen Sie keine ausgedruckten Daten mit vertraulichen Informationen dort.

5)     Datenschutzregeln sind wichtige Richtlinien – einfach einhalten!

Die oberste Maxime lautet: Sensible Informationen in Form von Ausdrucken, Kopien oder Datenträgern gehören nicht auf den Schreibtisch! Insofern empfiehlt sich eine einfache Regelung, sobald ein Arbeitsplatz für längere Zeit nicht besetzt, ist: Alle sensiblen und vertraulichen Informationen müssen von der Arbeitsplatte entfernt und beispielsweise in einem Aktenschrank sicher verstaut werden. Gleiches gilt für Speichermedien wie USB-Sticks, CDs oder DVDs. Die Richtlinien sind ausschlaggebend – für das Großraumbüro, Homeoffice sowie im modernen Chefbüro.

Clean Desk-Policy Abs. 5: Einvernehmliche Datenschutzregeln

Diese Richtlinien gelten für alle Mitarbeiter von >>UNTERNEHMENSNAME<< ungeachtet ihrer vertraglichen Arbeitszeiten mit dem Zweck, dass nicht autorisiertes Personal keinen Zugang zu diesen Daten hat. Des Weiteren werden Risiken wie Verlust oder Beschädigung minimiert. Wir richten uns damit nach dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung, gemäß Artikel 2 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 1 Absatz 1 des Grundgesetzes.

Das Clean Desk-Prinzip bei Sedus oder: ein White Desk klar durchdacht!

Wenn Sie diese fünf Tipps in ein passgenaues Konzept entsprechend Ihrer individuellen Betriebsprozesse überführen, fehlt eigentlich nur noch die Unterschrift der Mitarbeitenden. Schon wird das White Desk-Prinzip in Ihrem Unternehmen zur Wirklichkeit. Sedus hat die Thematik rund um den Schreibtisch und Aktenschrank weitergedacht. Mit easy screen lässt sich der Sichtschutz im Arbeitsbereich stets individuell gestalten – auch im silent-Mode für höhere Geschäftsprozesse, die „äußerste Ruhe und Konzentration“ erfordern. In jedem Fall sollten Kundendaten sowie sonstige sensible Dokumente des Unternehmens vor einem Datenschutzverstoß geschützt sein. Der grand slam Schließfachschrank bietet eine geregelte Zugriffsmöglichkeit und ist – schon allein in Sachen „Datenschutzrecht im Zeitalter der digitalen Tranformation“ – eine gute Investition in das „rechtssichere Büro der Zukunft“.