Clean Desk Prinzip: Sichere Methode für Datenschutz am Arbeitsplatz?

„Sauberkeit und Ordnung sind das A und O für die Effizienz am Arbeitsplatz.“ Die alte Volksweisheit wird im digitalen Zeitalter mit Aspekten rund um die Datensicherheit noch stärker aufgeladen. Denn der digitale Austausch von sensiblen Informationen kann ein echtes Datenschutzproblem am Schreibtisch werden. Ob für Konjunkturdaten, personenbezogene Daten oder medizinische Daten – das Clean Desk Prinzip beschreibt präzise, wie ein mittelständisches Unternehmen bei der Datensicherung am Arbeitsplatz vorgehen sollte. Warum schon ein abschließbarer Aktenschrank dabei die größten Schwachstellen ausmerzt, erfahren Sie in den folgenden Zeilen.

Das Clean Desk Prinzip in der praktischen Anwendung

Sensible Daten finden sich heutzutage praktisch auf jedem Schreibtisch wieder. Zudem herrscht im Großraumbüro für gewöhnlich ein reger Trubel. Arbeitnehmer, Reinigungspersonal, Bürobesucher, Publikumsverkehr – viele verschiedene Menschen drücken sich hier die Klinke in die Hand. Nicht selten an Wechselarbeitsplätzen mit Desksharing oder im Hotdesking kann es schnell zu einem Datenschutzverstoß kommen. So kommt das Clean Desk Prinzip vornehmlich dort zur praktischen Anwendung, wo mehrere Arbeitnehmer mit vertraulichen Unternehmensdaten gleichsam arbeiten.

Die sogenannte Clean Desk Policy ist ein direkter Nachfahre der 5S-Büro-Methode und definiert insofern haargenau, wie sich die Arbeitnehmer bei der Datensicherung an ihrem Arbeitsplatz verhalten sollen. Zwar ist das Clean Desk Prinzip keine DSGVO-Vorschrift, doch bedingt die Methode an sich, dass der Datenschutzgrundverordnung vollständig Folge geleistet wird. Allerdings ist der Kern, der auch White Desk Prinzip genannten Vorgehensweise ist eher physischer Natur. Im Grunde geht es darum, dass jeder Mitarbeiter seinen Büroschreibtisch am Ende des Tages leer, sortiert und somit auch sicher hinterlässt.

Nach dem Clean Desk Prinzip befolgen die Arbeitnehmer vor dem Feierabend einen fest definierten Ablauf mit klarer Zielsetzung: aufgeräumter Schreibtisch, alle Akten und Dokumente sortiert sowie fein säuberlich abgelegt und alle sensiblen Daten sicher verstaut. So soll die Effektivität in der Zusammenarbeit gesteigert und die Kosten des Unternehmens gesenkt werden. Dafür sind laut Clean Desk-Richtlinie fünf Schritte vorgesehen:

1. Gegenstände aussortieren, die nicht benötigt werden!
2. Gegenstände richtig anordnen, die notwendig sind!
3. Arbeitsplatz ganzheitlich säubern!
4. Anordnung der Gegenstände (z.B. Akten) standardisieren!
5. Jeden Schritt täglich beibehalten und verbessern!

Insbesondere bei Banken, Versicherungen, im Gesundheitswesen oder im Finanzsektor bietet das Clean Desk Prinzip den Unternehmen zahlreiche Vorteile rund um die Arbeitsplatzeffizienz und das Dauerthema Datensicherheit. In diesen Branchen ist die praktische Umsetzung der Methode oftmals sogar vertraglich verankert. Doch bei allem Mehrwert für die Datensicherheit sowie der Effizienzsteigerung von Verarbeitungsprozessen in administrativen Bereichen – das Clean Desk Prinzip wird nicht nur positiv wahrgenommen.

Vorteile & Nachteile im Clean Desk Prinzip

Vorteile: Hotdesking und Desksharing mit einem durchdachten System

• Strukturierte Nutzung von Wechselarbeitsplätzen: Ob beim Einsatz eines Freelancers, bei Vertretung oder durch die Arbeit im interdisziplinären Team – im Großraumbüro wird der Schreibtisch gerne mal gewechselt. So empfiehlt sich das Clean Desk Prinzip insbesondere an Wechselarbeitsplätzen, um den vielfältigen Mitarbeitern ein klares, strukturiertes System zur Verfügung zu stellen.

• Effiziente Auslastung der Flächen und Räume: Mit Umsetzung der Clean Desk Policy ist die Zeit der Betriebe, die wie ein Kaninchenbau strukturiert sind, zu Ende. Einzelbüros verschwinden derzeit zusehends. Effiziente Arbeit im Großraumbüro beinhaltet: ein einheitliches Ablagesystem. So kann die Vertretung beispielsweise ohne Übergabe erfolgen, da sich bereits alle Akten und Materialien am gewohnten Platz befinden.

• Mehr Zeit beim Start in den Tag: Ein leerer Schreibtisch am Morgen macht den Kopf frei für frische Ideen und motiviert die Mitarbeiter auf dem Weg ans Tagwerk. Eine klare Struktur verkürzt dabei den Griff zum richtigen Aktenordner, Datei etc.

• Fokus auf die relevanten Aufgaben: Das Clean Desk Prinzip hilft dabei Suchzeiten zu verkürzen und so auch den Stress zu reduzieren. Chaos kann zwar die Kreativität reizen, zugleich aber auch der Produktivität im Weg stehen. Mit der Struktur kommt die Routine, welche insbesondere an Wechselarbeitsplätzen wichtig für den gemeinsamen Workflow ist.

• Professionelle Arbeitsweise schafft eine seriöse Außenwirkung: Angestellte, Kunden, Bürobesucher – wo ein reger Publikumsverkehr herrscht, bleibt immer ein Eindruck zu den betrieblichen Umständen im Kopf zurück. Aber Urlaubskarten und Geburtstagsgeschenke gehören nicht unbedingt zum Spiegelbild eines Unternehmens.

Nachteile: Die einheitliche Ordnung als Schwachstelle

• Einschränkungen bei der Kreativität Am Arbeitsplatz: Chaos kann neue Impulse setzen, die Inspiration reizen und so auch die Produktivität steigern – insbesondere in kreativen Berufen. Beim Clean Desk Prinzip vermissen viele Mitarbeiter die Möglichkeit zur freien Entfaltung. Mitunter spricht man dabei von der „Angst vorm reinen Tisch“.

• Hoher Zeitaufwand. Beschwerliche Einführung: Nicht vergessen, nach dem Clean Desk Prinzip müssen alle Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages die gleiche Aufräumaktion befolgen. Zuletzt dreht eine auserkorene Kontrollperson eine letzte Runde, und überprüft die Umsetzung. Über diesen Job dürfte sich niemand freuen.

• Mangelnde Motivation bei Mitarbeitern: Vielen Betriebsangehörigen mag der investierte Aufwand als Vergeudung von wertvollen Ressourcen und Arbeitszeit erscheinen. Zugleich sollte sich das Management vor allzu viel Kontrolle hüten. Kein Mitarbeiter wünscht sich, dass ein „Helikopter“ über dem Schreibtisch kreist, nur weil dort Akten liegen. Zugleich kann Unzufriedenheit entstehen, weil das Gleichgewicht von persönlicher Entfaltung und strukturierter Ordnung am Arbeitsplatz massiv gestört wird.

Praktische Büromöbel unterstützen das Clean Desk Prinzip

Moderne Bürokulturen wie das Desksharing, Hotdesking und Wechselarbeitsplätzen sind nicht selten auf das Clean Desk Prinzip angewiesen, um zu funktionieren. Doch gilt es beide Seiten der Medaille zu betrachten. Zum einen bietet die standardisierte Struktur enorme Chancen für die Effizienzsteigerung in der künftigen Zusammenarbeit. Auf der anderen Seite kann die Methode eine persönliche Entfaltung am Arbeitsplatz hart beschränken.

Das wohl wichtigste Pro-Argument ist und bleibt die Datensicherheit, respektive aktiver Datenschutz im Sinne der DSGVO. Ein Datenschutzproblem bzw. der Datenschutzverstoß geschieht immer genau dann, wenn böswillige Akteure – beispielsweise zwecks Industriespionage – auf den Plan treten. Herumliegende Akten und Dokumente sind ein gefundenes Fressen für subversive Elemente in der Arbeitswelt. Mit Sedus gehen Sie auf Nummer sicher.

Achtung: Die Richtlinien wurden flexibel geschrieben und gelten neben digitalen Daten auch für physische Dokumente. Fakt ist: Ein Verstoß gegen das Datenschutzgesetz kann zu Bußgeldern von bis zu 4% des Jahresumsatzes Ihres Unternehmens führen. So wird ein unaufgeräumter Schreibtisch zur teuren Angelegenheit. Spezialisierte Büroeinrichtung mit besonderen Zusatzfunktionen kann diesem Missstand einen Riegel vorschieben.