Durchdachte Bürogestaltung fördert guten Umgang und gute Ideen

In einem der letzten Artikel auf WHAT’S UP? ging es über die wichtige Rolle der Bürogestaltung in Bezug auf das individuelle Wohlbefinden und die Zusammenarbeit. Und obwohl wir über ausgefeilte Kommunikationstechnologie verfügen, stellt sich immer wieder heraus, dass bestimmte Verhaltensweisen und Ideen am besten (und manchmal auch nur) im physischen Raum gepflegt werden können.
Dies gilt jedoch nicht nur für den Informationsaustausch und die Entwicklung von Beziehungen zwischen Mitarbeitern. Wie zwei aktuelle Studien von niederländischen Forschern der Rotterdam School of Management zeigen, sind räumliche Nähe und Bürogestaltung auch unerlässlich, um ethische Standards in einem Unternehmen zu entwickeln und die Erfahrung der Kunden zu verbessern und so die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu fördern.

Das Zusammenspiel von Führungskräften und Mitarbeitern

Laut der ersten Studie (englisch), die im Journal of Management veröffentlicht und von einem Team der Rotterdam School of Management, der Erasmus University und der Cambridge University durchgeführt wurde, ist die Neigung von Führungskräfte, die Führungsstile und Verhaltensweisen ihrer Vorgesetzten widerzuspiegeln, eng mit physischer Nähe verbunden. Umgekehrt werden Führungskräfte, die wiederum von ihren Vorgesetzten ungerecht behandelt werden, ihre Mitarbeiter fairer behandeln, wenn sie weiter entfernt (eigenes Büro oder Gebäude) von ihren eigenen Vorgesetzten untergebracht sind. Die Forscher um Dr. Gijs van Houwelingen behaupten, dass die physische Distanz eine Form der „Isolierung“ gegen Einflüsse aus unethischem Verhalten und Ungerechtigkeit darstellt.

Dem Bericht zufolge bezieht sich die Entfernung auf räumliche Nähe oder auf Abgeschiedenheit. Dazu gehören zum Beispiel die gemeinsame Nutzung eines Büros, das Sitzen an angrenzenden Schreibtischen, das Verweilen im gleichen Stockwerk, im gleichen Gebäude oder auf einer gleichwertigen hierarchischen Ebene. Es kann sich auch auf psychologische oder soziale Distanz beziehen; Empathie für jemanden haben, sich auf diese Person beziehen können oder sich als Teil desselben Teams fühlen. Die Forschung bestätigt, dass physische und psychische Distanz oft eng miteinander verbunden sind. Die Studie bestätigt außerdem, dass das ideale Szenario eines ist, in dem die Führungsebenen hohe Standards an gutem Umgang und Fairness vorleben, und dass das Büro so konzipiert ist, dass jede Ebene der Organisation in enger psychologischer und physischer Nähe arbeitet, um sicherzustellen, dass dieses Verhalten Teil der Firmenidentität wird.

Bürogestaltung bei Sedus

Ein Blick ins neue Sedus Smart Office zeigt, was damit gemeint ist: Die Arbeitsplätze sind so angeordnet, dass die Abteilungen beieinander und die Wege zueinander kurz sind. Einzelne, hermetisch abgeschlossene Büros gehören der Vergangenheit an. Führungskräfte sitzen direkt bei ihren Teams, der Kontakt zum Vorstand ist ebenfalls transparent gehalten. Die offenen Strukturen vermitteln ein Gefühl der Zusammengehörigkeit – unter den Kollegen und ebenso abteilungsübergreifend.

Die Verbindung mit dem digitalen Raum

Während diese Studie den Zusammenhang zwischen dem psychischen und physischen Arbeitsplatz bekräftigt, untersucht die zweite Studie (englisch) die Verbindung zwischen dem analogen Büro und den digitalen Räumen, in denen Menschen arbeiten. Mit dem Schluss, dass in einer Zeit der flexiblen Arbeit der digitale Arbeitsplatz genauso wichtig ist wie das physische Büro. Unternehmen, die Räume, Technologien und Netzwerke schaffen, die sich auf die Förderung einer stärkeren Zusammenarbeit konzentrieren, schneiden besser ab als ihre direkten Konkurrenten. Sie zeigen auch ein verbessertes Maß an Mitarbeiterbindung und reaktionsschneller Führung.
Diese zweite Studie „The Distance Dilemma: the effect of flexible working practices on performance in the digital workplace“, angeführt von Nick van der Meulen von der Rotterdam School of Management, Erasmus University (RSM) und dem MIT Center for Information Systems Research (CISR), untersuchte fünf Indikatoren, darunter Wachstum des Marktanteils, Gewinnwachstum und Mitarbeiterzufriedenheit, um deren Zusammenhang mit spezifischen Arbeitskulturen zu untersuchen.

Die Umfrage unter 313 Unternehmen zeigte, dass die leistungsstarken Unternehmen mehr Vertrauen in die Mitarbeiter haben, ihnen mehr Autonomie bieten und auch über einen integrierten und unternehmensweiten Ansatz für mehr Mitarbeiterbindung im physischen und digitalen Raum verfügen. Van der Meulen erklärt dazu, dass diese Konnektivität entscheidend dafür sei, dass Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, den Kunden bestmögliche Erlebnisse zu bieten und gute Ideen zu haben. Und das Wichtigste dabei: Die Mitarbeiter treffen Entscheidungen im Interesse der Kundenzufriedenheit. Mit anderen Worten: Eine physische und digitale Arbeitsumgebung, die auf eine kollaborative, integrierte Mitarbeitererfahrung ausgelegt ist, ermöglicht es komplexe Kundenlösungen bereitzustellen.

Fazit

Leistungsstarke Unternehmen und zukunftsorientierte Führungsebenen formulieren eine Vision, die die Bürogestaltung mit den strategischen Zielen der Organisation verknüpft. Sie fördern das Experimentieren mit neuen Arbeitsansätzen, haben eine hohe Toleranz gegenüber dem Scheitern neuer Ideen und bieten kontinuierliche Lernmöglichkeiten. Sie schenken ihren Mitarbeitern Vertrauen, die Möglichkeit flexibel zu agieren und eigene Entscheidungen zu treffen. Für das Unternehmen bedeutet das in jedem Fall wettbewerbsfähiger sowie im Gesamten lern- und innovationsfreudiger zu sein. Die Funktion des Büros ist damit auch klar: Es sollte immer nur das Bühnenbild, nicht aber das Spiel selbst sein.

Das Wichtigste zur Bürogestaltung auf einen Blick:

• Mitarbeiter spiegeln das Verhalten ihrer Führungskräfte bzw. Vorgesetzten am ehesten wieder, wenn sie in physischer Nähe zueinander arbeiten.
• Lebt die Führungsebene Fairness und guten Umgang vor, wird dies auch einfacher und schneller zur Firmenidentität.
• Psychische und physische Distanz bzw. Nähe sind eng miteinander verbunden.
• Für gute Ideen, Mitarbeiterbindung und reaktionsschnelle Führung in einem Unternehmen ist die Ausgewogenheit des digitalen und analogen Raums wichtig.
• Leistungsstarke Unternehmen schenken ihren Mitarbeitern mehr Vertrauen, bieten mehr Autonomie und Flexibilität.