Cinco consejos para una buena planificación de la oficina

Tanto las viejas estructuras organizativas como las nuevas perciben el enorme potencial de las redes abiertas y una necesidad mayor de interacción. Una instalación corporativa de éxito debe ofrecer la mezcla perfecta de espacios que apoyen tanto el trabajo colaborativo como el trabajo concentrado y posibiliten una transición rápida de una modalidad a otra.

Los siguientes consejos le ayudarán a diseñar una buena estrategia de planificación:

Cruces de caminos para incrementar los intercambios espontáneos

Encontrarse a gente por azar en los pasillos de la oficina, junto a la máquina de café o en las zonas de descanso conduce a menudo a breves charlas inspiradoras y a un eficiente intercambio informal de información. No subestime estos «cruces de caminos» al diseñar la oficina, ya que pueden estimular considerablemente la creatividad y promover una buena actitud respecto a procesos de trabajo innovadores.

Existen diferentes posibilidades:

• Cerca del puesto de trabajo: apueste por elementos de almacenamiento que puedan servir al mismo tiempo de asiento temporal.
• Entre medias: integre elementos a modo de mesa alta en los sistemas de archivo para que puedan convertirse en el escenario de breves reuniones informales.
• Cerca de las zonas de descanso: colocar mesas altas y mesas altas de reunión promueve el intercambio de conocimientos entre los trabajadores.

Proximidad, espacios informales de reunión

La gente utiliza espontáneamente los espacios de reunión informales cerca de las mesas y las estaciones de trabajo. Deben combinar una atmósfera confortable y un aspecto típico del entorno laboral, mezclando superficies duras y blandas. Además, el uso de particiones verticales puede contribuir a mejorar la absorción acústica, protegiendo la zona de las mesas al tiempo que mejora la inteligibilidad de las conversaciones.

Nuevas formas para cruzar fronteras

Mediante el uso de mobiliario de formas nuevas e inusuales, el espacio de la oficina crea un efecto completamente novedoso. El mobiliario de formas rectangulares y regulares, a menudo sinónimo de estructuras y reuniones formales, se puede sustituir con formas más orgánicas. Estas cambian el modo en que las personas perciben el espacio, el modo en que lo usan y la forma en que se comunican entre sí.

Transparencia: contacto visual entre las personas

Elegir el mobiliario adecuado puede contribuir determinantemente al equilibrio entre comunicación y concentración. Las novedosas soluciones de mesas y sillas altas siguen el principio de «lo que uno ve es lo que hay» y ayudan a reconocer cómo se aprovecha el espacio y en qué modalidad de trabajo están sus usuarios. Evitando un uso excesivo de pantallas se pueden establecer con facilidad contactos visuales, ya sea para respetar la concentración de los compañeros o para fomentar las reuniones informales.

Crear estancias en lugar de llenar espacios

Las oficinas Open Space son más habituales que nunca. Las ventajas de la compresión del espacio y la reducción de estructuras arquitectónicas se enfrentan al reto de hacer que estos espacios funcionen en términos de eficiencia y bienestar y exista un buen equilibrio entre las zonas privadas de trabajo y los espacios compartidos. A menudo, los espacios se llenan de mobiliario sin crear un escenario adecuado y una cierta atmósfera o sensación espacial. Algunos muebles, al utilizarse en un concepto de planificación bien pensado, pueden generar «estancias» en lugar de rellenar espacios, como es el caso de soluciones de almacenamiento modular como terri tory de Sedus o elementos verticales flexibles como viswall.

«La tendencia en las oficinas de hoy es a tener menos puestos de trabajo individual y a que estos sean más reducidos, dejando la mayoría del espacio para un uso interactivo en numerosas funciones y tamaños. La función principal del puesto de trabajo está virando hacia una interacción intensa. El espacio se está optimizando para todo tipo de colaboraciones, desde reuniones formales de gran formato a interacciones accidentales al cruzarse dos personas por un pasillo».

Fuente: Anika Ellison Savage, The Journal of Corporate Real Estate, 2005.