Cinco principios y una checklist para sus conferencias en el Open Space

5 principios para la concepción de conferencias en el Open Space

En primer lugar, nos gustaría compartir algunos casos prácticos de este tipo de «reunión». No se trata tanto del entorno de trabajo (por ejemplo, la acústica de la sala de reuniones), como de llevar a la realidad del espacio de la oficina un nuevo concepto global del mundo del trabajo. Las conferencias en el Open Space se caracterizan por su individualidad, pero también son adecuadas para la clásica oficina diáfana. Las condiciones del espacio de trabajo de la oficina son siempre importantes.

1. Todos los visitantes son exactamente los adecuados. Al fin y al cabo, todos participan voluntariamente en una sesión y siempre es importante aprovechar la energía y los conocimientos de los presentes. Quién no está en la mesa de reuniones no importa.
2. El resultado es el grupo de trabajo. En el intercambio directo o en el debate se encuentran numerosas respuestas y al mismo tiempo surgen otras preguntas.
3. El concepto general de las conferencias en el Open Space funciona en función de «hitos», no según un calendario. Por supuesto, hay una agenda, pero la puntualidad absoluta es algo obsoleto. No en vano, los retrasos son parte integral de este formato de reunión. En el momento en que incluso los «espíritus solitarios» participan activamente en el grupo y su individualidad se funde en un espíritu de equipo colectivo, hay que ponerse en marcha.
4. En la práctica, las conferencias en el Open Space pueden terminar antes o durar más. El momento exacto depende del momento en que el organizador o iniciador perciba que se ha logrado un éxito.
5. El Open Space es un concepto de oficina con un alto grado de responsabilidad propia por parte de los participantes. Por tanto, se aplica la «ley de los dos pies», es decir, la participación ágil en diferentes sesiones. En el proceso, los visitantes se convierten en «abejorros», «mariposas» o «elefantes»:
   • Los abejorros vuelan de una sesión a otra y «polinizan» los grupos individuales con sus conocimientos y percepciones adquiridos.
   • Las mariposas se instalan en las zonas de contemplación e inspiran el intercambio de ideas, percepciones u observaciones con su individualidad.
   • El elefante -normalmente uno de los organizadores- inicia o se une a un grupo de trabajo y permanece como miembro activo de principio a fin.

Lista de control para las conferencias en el Open Space

Las conferencias en el Open Space son uno de los conceptos modernos de oficina, por lo que pueden surgir muchas preguntas, sobre todo cuando se celebran por primera vez en una empresa. Los siguientes puntos clave le ayudarán a considerar los aspectos más importantes.

• Un discurso de apertura define el contexto general del acto e implica a los visitantes como participantes.
• Lo ideal sería que hubiera una sala de reuniones para cada grupo de trabajo. De este modo, los resultados de las respectivas sesiones no se verán afectados entre sí. En una oficina diáfana es importante tomar las precauciones adecuadas, por ejemplo, utilizando muebles de oficina de gran superficie.
• A la hora de diseñar el espacio, puede considerarse la implantación de un «mercado central». Aquí, los participantes pueden ver el plan desarrollado de forma centralizada y obtener una visión general de las sesiones y emplazamientos individuales.
• Disponer de material de trabajo suficiente, como ordenadores portátiles, proyectores, papel, bolígrafos, post-its, etc., pero también de equipamiento de oficina flexible, como whiteboards, mesas de reuniones, etc., tienen una importancia decisiva para el desarrollo y el éxito de una sesión.
• Para los participantes inexpertos que quieran iniciar su propia sesión o grupo de trabajo, es aconsejable contar con un moderador independiente que pueda ayudar con la moderación.
• La puntualidad no es un objetivo primordial, pero unos 5 minutos antes del final de una sesión se debe dar al iniciador una pista de que el tiempo programado está a punto de terminar.
• Cambiar entre sesiones y espacios de trabajo, así como desviarse a las zonas de contemplación, requiere tiempo, que debe tenerse en cuenta en el concepto general.
• Los resultados tangibles proceden del resumen de las sesiones individuales y de la información proporcionada tras las conferencias en el Open Space.
• ¡El organizador (iniciador) nunca debe convertirse en un abejorro y abandonar su propio grupo!

¿«Tú» o «usted»? ¿Con títulos y/o asignación de funciones? Cuando se la cosa del trato entre personas, las opiniones difieren, por lo que no es absolutamente necesario utilizar etiquetas con nombres. A menudo es precisamente la falta de conocimiento lo que fomenta el intercambio abierto entre unos y otros. Por ello, siempre es aconsejable instalar un tablón de anuncios en el mercado central para poder hacer preguntas y aportar conocimientos especializados.