IR A LA WEB DE SEDUS

Presiona ENTER para ver los resultados o ESC para cancelar.

Cómo contar con una plantilla feliz y productiva repartida en la Oficina Difusa

Antes del confinamiento, la idea de que todo el mundo pudiera teletrabajar parecía un horizonte muy lejano. Ahora sabemos que, al contrario, es algo muy real. No obstante, la nueva realidad del trabajo no se traducirá en la obsolescencia de la oficina, sino en la aceleración de la evolución hacia la oficina difusa.

El concepto de trabajo a distancia y su relación con el desarrollo de las tecnologías de la comunicación no es nada nuevo. En 1973, Jack Nilles, un antiguo ingeniero de la NASA, proponía un futuro cercano en el que muchos empleados no saldrían de sus casas para ir a trabajar, es decir, no perderían tiempo en largos desplazamientos a sus oficinas, lo que se traduciría en enormes beneficios en términos de ahorro de tiempo y energía y de mejora de su calidad de vida.

Pasarían otros diez años antes de los primeros experimentos en esta dirección. Y solo a partir de la década de 2000, con la llegada de los portátiles con acceso a banda ancha y los teléfonos móviles 3G, el teletrabajo se cimentaría como una alternativa viable al trabajo de oficina tradicional.

¿Cómo se distribuye la plantilla en la oficina difusa?

Desde entonces, los modelos y definiciones han proliferado hasta el punto de que podemos elegir entre trabajar desde casa («Work from home», WFH) o trabajar desde cualquier lugar («Work from anywhere», WFA), entre modelos de trabajo flexible e inteligente, así como varios híbridos y variantes. Los resultados han sido a veces contradictorios y la adopción del teletrabajo a menudo no ha estado a la altura de sus expectativas ni de su potencial. Pero esto no hace más que confirmar otra de las predicciones de Jack Nilles: que la tecnología (en su época, aún inmadura) no supondría un límite para el éxito del teletrabajo. Su expansión se vería más bien frenada por la inercia cultural, organizativa y de gestión.

Lo que nadie, ni siquiera Nilles, fue capaz de predecir es que un virus alteraría el statu quo, que ha hecho que el teletrabajo no solo fuera una opción, sino una necesidad para más de la mitad de los empleados del mundo, al tiempo que ha catalizado la rápida adopción de nuevas tecnologías que no solo han permitido a la gente comunicarse más eficazmente, sino también colaborar en tiempo real.

Este terremoto laboral ha dado a todos la oportunidad de experimentar los pros y los contras del trabajo a distancia, muchos de ellos por primera vez. En concreto, ha permitido evaluar la respuesta psicológica de las personas.

La pandemia ha obligado a las empresas a adoptar el teletrabajo como mecanismo de supervivencia, independientemente de su tamaño y sector. Se ha convertido en una especie de experimento mundial en tiempo real, cuyo resultado ha sido ayudarnos a comprender el potencial de esta forma de trabajo y a considerar el papel de la oficina a través de un prisma nuevo. Pero, sobre todo, ha permitido a las personas trabajar desde cualquier lugar.

La evolución de la oficina hasta llegar a la oficina difusa

Un modelo en particular ha pasado a primer plano. Se trata de la oficina difusa, que considera el lugar de trabajo como un ecosistema de espacios, compuesto de oficinas tradicionales, espacios domésticos y otras ubicaciones remotas (los llamados terceros espacios) y espacios digitales. Este componente tecnológico es la característica que define el trabajo difuso.

Como modelo, la oficina difusa toma lo mejor de los modelos de teletrabajo existentes, para luego aplicar las últimas tecnologías y llevarlos a otro nivel. En la oficina difusa, la tecnología no solo es un medio de comunicación, sino que también se convierte en un espacio real por derecho propio.

Podemos definir la oficina difusa como un espacio multidimensional que da soporte a la eficiencia de una plantilla dinámica, que adopta del trabajo remoto su independencia de un espacio físico predefinido, del trabajo ágil, la idea de que la productividad es el resultado de un proceso estratégicamente definido y orientado a las tareas, del trabajo flexible la posibilidad de gestionar el tiempo personal y, finalmente, del trabajo inteligente, el aprovechamiento intensivo de la tecnología.

Es el componente tecnológico el que desempeña un papel particularmente importante en esta nueva era. Durante el confinamiento hemos sido testigos del crecimiento exponencial del uso de plataformas de videoconferencia, que han desarrollado sus servicios y funcionalidades para satisfacer las nuevas necesidades y expectativas de un público obligado a trabajar desde casa.

Aún más importante ha sido el increíble éxito de las plataformas de colaboración, como Slack o Trello, junto con la rápida adopción de herramientas como Mural o Miro por parte de empresas y escuelas, pizarras digitales que se han convertido en lugares de intercambio de conocimientos y de «brainstormings» virtuales para equipos e individuos. No es sorprendente que estas plataformas también ofrezcan plantillas predefinidas de intercambio y colaboración que se basan en las herramientas más comunes de Design Thinking, Agile o Kanban.

Ninguna de estas herramientas se concibió expresamente para el confinamiento, pero su ritmo de adopción durante este período ha sido masivo y ha permitido que muchas empresas sobrevivan, mientras desarrollaban una nueva forma de trabajo, permitiendo que la gente colabore e introduciendo a muchos a una nueva forma de celebrar reuniones. Por ejemplo, Microsoft ha constatado durante el confinamiento y el cambio al teletrabajo que el número de reuniones aumentó, pero que estas tuvieron una duración generalmente reducida (unos 30 minutos), al igual que las reuniones a dos, y que se celebraron eventos en línea dedicados a todo el equipo «para aumentar la sensación de vinculación, seguridad y diversión».

Niveles evolutivos de la oficina difusa

Estas experiencias muestran cómo el espacio digital es ahora un espacio genuino por derecho propio. Puede ser virtual, con sus propias reglas de comportamiento y relaciones, pero se basa en herramientas de hardware y software que ofrecen una nueva forma no solo de comunicarse, sino de colaborar, de gestionar proyectos, de implicar a colegas y empleados, de medir el rendimiento y de garantizar la seguridad en el trabajo.

En la oficina difusa, las «4C» (comunicación, colaboración, contemplación y concentración) se desarrollan de forma más eficiente, a pesar de que los equipos pueden estar repartidos por todo el territorio y ya no siempre dentro de un mismo edificio.

La elección del espacio de trabajo ofrece nuevas y mejores funciones para la oficina y el espacio digital como escenarios ideales para la comunicación y la colaboración, abriendo nuevas perspectivas para la oficina como plataforma social, cultural y de encuentro, potenciando el intercambio de conocimientos, el sentido de identidad, el aprendizaje continuo y los eventos de creación de lazos comunitarios.

Al mismo tiempo, el hogar se convertirá a menudo en la opción preferida para la concentración y los momentos de relajación, ofreciendo una oportunidad real para el equilibrio entre la vida profesional y privada, tan buscado desde hace mucho tiempo. No se trata solo de gestionar el espacio: la oficina difusa trata de rediseñar el tiempo. Muchos de los modos de trabajo no se limitan a lo que ocurre en tiempo real, sino que se realizan «de forma asíncrona», permitiendo a las personas la libertad de elegir no solo dónde trabajar, sino también cuándo hacerlo.

Las ventajas de la interacción asíncrona son claras: fomenta la productividad personal, la transparencia en las comunicaciones y un mayor control sobre la vida laboral diaria.

Por otro lado, requiere que tanto la empresa como sus trabajadores cambien sus hábitos, sus procesos y herramientas. También les exige que comprendan mejor que la naturaleza social de los seres humanos también se puede acomodar digitalmente en cierta medida, lo que nos permite redefinir el papel del trabajo en nuestras vidas, para lograr un mayor bienestar y un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

* Este artículo se publicó originalmente en el número 12 del monitor de tendencias Sedus Insights. Haga clic aquí para descubrir más.

Click to rate this post!
[Total: 2 Average: 5]