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Cómo maximizar la productividad y la creatividad en el teletrabajo

Cuando se trata de teletrabajo, la ergonomía es mucho más que una silla cómoda y una mesa de altura ajustable. Es un proceso de transformación integral que ayuda a las empresas a fidelizar a los empleados y a aumentar su rendimiento como parte de un equipo, incluso cuando trabajan solos.

Cuando alguien se siente a escribir una Historia del Trabajo, la primavera de 2020 se identificará con toda seguridad como el momento del gran avance del trabajo a distancia. Durante la crisis del coronavirus, el porcentaje de la población activa europea que trabajaba a distancia aumentó hasta el 36,5% del total, con Eslovenia en la parte baja de la tabla (22%) y Finlandia (65%) en la parte alta. En el mismo periodo, el 88% de las empresas de todo el mundo han obligado o animado a sus empleados a trabajar desde casa. 

El impacto de esta súbita transformación global en la vida, las rutinas, las motivaciones y la salud de las personas sigue siendo objeto de debate. No obstante, la ocupación, el perfil laboral, las condiciones del hogar y las relaciones personales de los trabajadores son, más allá de toda duda, algunas de las variables que desempeñan un cierto papel en este impacto.

Según un reciente estudio de la Comisión Europea, la respuesta inicial a la transición al teletrabajo fue muy positiva, ya que aportó a empresas y trabajadores más autonomía. Estos últimos, a su vez, agradecían el aumento del control sobre el horario, las rutinas y las prioridades personales del trabajo.

Sin ergonomía no puede haber productividad durante el teletrabajo

Unos meses más tarde, cuando ya todos nos habíamos adaptado a la nueva realidad, se observó un mayor control de las empresas y una burocracia más férrea en la definición de las rutinas y los objetivos. Junto a estos aspectos, se evidenciaron también otros retos, como la falta de motivación, las distracciones domésticas, los sentimientos de soledad y aislamiento y la dificultad para colaborar con los colegas.

En todo caso, con independencia de los problemas, la opinión general de los empleados es que el teletrabajo ha tenido un efecto positivo en sus vidas. Tan es así, que en la UE el 65,3% de los trabajadores expresan su preferencia por trabajar desde casa al menos varias veces al mes. Asimismo, los resultados de una encuesta de IZA demuestran que empleados y empresas están convencidos de que el trabajo a distancia (85%) y el trabajo en equipo digital (81%) han llegado para quedarse.

Este escenario confirma la hipótesis de la dispersión del trabajo, según la cual los empleados repartirán su tiempo entre algún tipo de oficina física y cualquier otro lugar donde sea posible trabajar (incluso desde casa). Además, el trabajo a distancia será flexible y a tiempo parcial.

Un descanso efectivo fomenta la creatividad en el teletrabajo

Esto requiere que las empresas desarrollen estrategias completamente nuevas para dar soporte a los empleados en su elección de los lugares alternativos donde prefieran y necesiten trabajar, así como para garantizar el bienestar incluso en los espacios que no pueden diseñar o controlar ellas mismos.

A nivel de gestión, estos retos están obligando a cambiar la idea del papel que puede desempeñar la ergonomía. Mientras que en el pasado se asociaba principalmente a la salud y la seguridad ocupacionales y al cumplimiento de la legislación pertinente, hoy en día debe considerarse como una herramienta que permite a una empresa involucrar a su personal remoto y estimular su rendimiento dondequiera que trabajen. En otras palabras, transformar el «trabajo a distancia» en «trabajo inteligente».

Una valoración subjetiva de la ergonomía y del bienestar en el trabajo se basa en modelos de análisis que identifican y priorizan factores cruciales. Estos modelos se basan en un marco multidimensional que tiene en cuenta características muy diferentes del bienestar y que van mucho más allá del bienestar físico, como la «autoaceptación», la autonomía y el dominio del entorno, que son las cosas que ayudan a las personas a gestionar su relación con el mundo que las rodea.

Uno de los modelos más eficaces tiene en cuenta tres ámbitos: el físico, el cognitivo y el organizativo. Estos son los niveles en los que una organización puede actuar para garantizar el bienestar de los empleados remotos. También son los ámbitos en los que el impacto de la ergonomía es más perceptible en la vida diaria de los empleados; no es coincidencia.

El principio general es que «la ergonomía se ocupa de comprender las interacciones entre las personas y los demás elementos de un sistema […] con el fin de optimizar el bienestar humano y el rendimiento global del sistema».

Por consiguiente, reconoce que la ergonomía tiene un objetivo tanto social (bienestar) como económico y sustenta la estrategia comercial de una empresa para seguir siendo competitiva. En esencia, la ergonomía del teletrabajo sigue pivotando en torno a la construcción de un espacio mejor para trabajar, si bien da un giro a la lógica habitual y tiene en cuenta las circunstancias únicas de cada empleado remoto y, en especial, los espacios físicos en que trabajan.

En este sentido, el acceso a soporte técnico y a tecnologías colaborativas se convierte en algo tan importante como el propio espacio de trabajo. Esto permite a los empleados volver a conectar con sus colegas, entablar un diálogo informal y tener la sensación de «formar parte de un equipo», que es algo que suele perderse cuando se trabaja a distancia.

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Pero la tecnología por sí sola no es suficiente. «El éxito del teletrabajo depende en gran medida de una relación sólida entre los trabajadores y los directivos, basada en la confianza, el respeto y la comprensión mutua». Establecer y mantener rutinas regulares, como programar «ventanas de tiempo» para que los compañeros compartan ideas y discutan problemas, así como mantener un canal de comunicación abierto son factores clave para cultivar relaciones efectivas. «Estructurar las discusiones de grupo en directo mediante videoconferencia reducirá el estrés del teletrabajo y generará un sentido de pertenencia, cohesionando el grupo».

Todo ello requiere la adopción de políticas y de una cierta «netiqueta» que satisfaga las necesidades del individuo y de la empresa. Las empresas deben proporcionar apoyo y formación para ayudar a trabajadores y directivos a teletrabajar y colaborar mejor, evaluar el rendimiento de cada uno y respetar los límites entre la vida personal y la profesional.

En resumen, el trabajo a distancia tal y como lo conocemos hoy en día tras la pandemia es un paso más en el proceso de reorganización hacia un entorno de trabajo más ágil e inteligente. En este proceso, las organizaciones deben comprender que los trabajadores nunca son pasivos ante los planes y políticas, sino que responden adaptándolos y reinterpretándolos de forma creativa para satisfacer sus necesidades. Especialmente cuando esos planes afectan a su privacidad.

El desarrollo de soluciones inteligentes para los teletrabajadores debe centrarse principalmente en su fidelización y bienestar. A fin de cuentas, es lo correcto, tanto para el empleado como para la organización.

 

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