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De espacios a estancias

El espacio representa, como ningún otro factor, las fuerzas y dinámicas que afectan al mundo de la oficina. Solo esta variable puede demostrar el potencial y, al mismo tiempo, las contradicciones que provocan las innovaciones tecnológicas y la demografía en el mundo laboral y en nuestro equilibrio profesional-personal.

Esto es consecuencia del contraste entre la extrema fluidez y capacidad de mutación de los componentes intangibles de la oficina, como son los procesos, los patrones de colaboración y las herramientas digitales disponibles, y la rigidez de los elementos tangibles, es decir, el edificio, el espacio físico, el mobiliario, ya que su resistencia al cambio imposibilita responder en tiempo real a las necesidades de los trabajadores. Mientras que los procesos y el personal cambian rápida y continuamente, la oficina, como espacio físico, permanece estable y ofrece muchas menos estructuras flexibles.

Estas dinámicas están presentes en cualquier negocio, ya sean empresas grandes o pequeñas, locales o globales, que deben aprender a competir en un mundo en el que el cambio no solo es continuo, sino que se manifiesta a diferentes velocidades y exige tener la capacidad de optimizar recursos y adaptarse a acontecimientos impredecibles.

No obstante, las presiones sociales y tecnológicas son solo dos de las dinámicas que influyen sobre la oficinas. Hay otra fuerza igualmente potente: los costes. Como gasto de explotación, la adquisición o arrendamiento de superficies de oficina ha sido siempre un factor crítico, en especial, en contextos históricos y socioeconómicos de gran incertidumbre como el actual, en el que los mercados inmobiliarios ya no evolucionan según una lógica nacional, sino que varían de una ciudad a otra. En esta situación, muchas empresas solo ven la necesidad de tener representación en un entorno urbano específico más que en todo el país, siendo ciudades como Milán, Berlín, Madrid, Birmingham y Hamburgo las primeras en que se espera un cambio sustancial en la suma de las inversiones, los alquileres y el valor del capital en 2016. En otras ciudades, como es el caso de Londres, sus tasas de crecimiento rondarán los dos dígitos en un año.

Esta presión sobre los costes y las modalidades de trabajo influye en la configuración de las oficinas y, en última instancia, en el espacio a disposición de los empleados. El cambio más evidente es la relación entre el número de mesas y el de empleados, que en una oficina tradicional es 1:1. En nuestro modelo actual de «oficina flexible», esta ratio es de 1:1,25, aunque prevemos que en cinco años, con el crecimiento del teletrabajo y los modelos ágiles de oficina, baje a 1:1,50 – 1:1,75.

Debido al cambio en el modo de trabajar, cada persona dedica, de media, menos del 50% de su tiempo en su mesa de oficina. La mayor parte del tiempo se emplea en colaborar con otros, ya sea cara a cara o de forma virtual.

La densidad está cambiando también, aunque no uniformemente en todas las áreas de la oficina. En unas zonas se está reduciendo drásticamente y en otras han encontrado otra función. La mesa personal, antaño la única opción, se complementa en la actualidad con diferentes configuraciones que sustentan las necesidades de colaboración y concentración o, simplemente, ofrecen más opciones para elegir el mejor lugar para trabajar.

Las soluciones orientadas a los cambios de las organizaciones y de su personal fomentan el ascenso de estos modelos organizativos que, para promover la colaboración y atraer al talento más joven, deben ser más abiertos, horizontales y, en ocasiones, informales, así como ofrecer nuevas oportunidades y opciones a los trabajadores «freelance», en especial a los de la Generación Y, que lo que desean es espacios abiertos que incidan en el trabajo en equipo y en el intercambio de conocimientos.

El resultado final es no solo una reducción de la superficie de la oficina, sino una redefinición basada en la calidad, que sigue una «estrategia de planificación» capaz de abordar, al mismo tiempo, los componentes sociales, físicos y técnicos del puesto de trabajo y las necesidades económicas de la empresa.

Cada vez más empresas vienen reconociendo la necesidad de desarrollar una estrategia de planificación que transforme la oficina en una «plataforma facilitadora». Un lugar que sea flexible, preste servicios innovadores y esté diseñado para atraer nuevos talentos y desempeñar un papel clave en la búsqueda del máximo rendimiento y máximo confort, al mismo tiempo que se reducen los costes.

Deben distinguirse tres grupos: los «pioneros» (27%) que consideran que esta estrategia es un factor vital para el éxito, una mayoría de personas (45%) que la consideran importante pero aún no han hecho gran cosa y los «rezagados» (23%), que ni siquiera contemplan este tipo de intervenciones en el futuro.

Esto demuestra que la transición de la oficina tradicional a la oficina como plataforma, la oficina como servicio, es principalmente un desafío cultural e institucional para la mayoría de las empresas. Las más innovadoras y abiertas al cambio aprovecharán la ventaja competitiva que supone atraer más talento y crear y utilizar formatos espaciales más colaborativos y productivos.

Tres de estos modelos son aparentemente más exitosos que los demás: los centros de coworking, las oficinas satélite y los campus. Los primeros dos ejemplos se basan en la idea de que todas las oficinas tienen una dimensión urbana. Viven de su relación con la ciudad, de interacciones siempre cambiantes que se producen espontáneamente entre diferentes personas. Tras el fracaso inicial del intento de implementar el modelo de coworking en los espacios de oficina tradicionales, ahora muchas empresas fomentan que sus empleados trabajen en espacios de coworking, no (solo) para ahorrar costes, sino para que experimenten un entorno estimulante y creativo, un lugar enriquecido por eventos e iniciativas que generan un sentimiento específico de comunidad.

De forma similar, las oficinas satélite están a medio camino entre la oficina corporativa y el teletrabajo. Ofrecen a los trabajadores una serie de espacios que están más cerca de sus casas, pero que están estructurados como oficinas para garantizar una mejor calidad de vida. En ambas opciones, los espacios de coworking y las oficinas satélite, las empresas abandonan directamente la idea de imponer un modelo corporativo, aprovechándose en su lugar, económica y creativamente, de un espacio común compartido.

A menudo ubicados fuera del contexto urbano, los campus son el modelo elegido como sede por las grandes empresas con el objetivo de dar forma a un espacio capaz de redefinir el equilibrio profesional-personal de sus empleados basándose en las necesidades de las personas y en la filosofía de la empresa.

Los modelos antecedentes demuestran que se está produciendo un cambio del espacio (cantidad) a la estancia (calidad) y que existe una estrategia central vinculada a la creación de espacios múltiples y variados. Por un lado, esto debería incrementar la libertad de elección de los trabajadores, su satisfacción personal y su rendimiento. Por otro lado, la intención última es transformar un espacio físico (la oficina) en un «servicio», promover el uso colaborativo del espacio y aprovechar al máximo el potencial de las modalidades de trabajo más innovadoras.

Este artículo es un extracto de nuestro Monitor de tendencias Sedus Insights. Si desea saber más, haga clic aquí.

* Gráficos de Pierandrei Associati

Más información:

  1. https://www.pwc.com/gx/en/industries/financial-services/asset-management/emerging-trends-real-estate/europe-2016.html
  2. http://www.onrec.com/news/news-archive/new-research-shows-people-now-more-important-than-cost-when-it-comes-to-workplace-
  3. https://www.cbre.com/report-download?PUBID=538a2a17-67a2-4d5e-b6e6-f96c59ed323c
  4. https://www.architectsjournal.co.uk/Journals/2013/09/10/c/y/n/BCO-Occupier-Density-Study—Final-report-2013.pdf
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