Diseño de oficinas y el estado de flujo

A lo largo de la historia, el ser humano sido consciente del estado ahora conocido como «fluir». Describe la sensación de estar plenamente centrado  en una actividad, logrando sin esfuerzo lo que nos hemos propuesto y sin distracciones. Los místicos lo describieron como éxtasis, los artistas como estado de gracia y los atletas como estar en la zona. Este estado fue descrito por primera vez en 1975 como flujo por el psicólogo húngaro Mihály Csíkszentmihályi y ha sido desarrollado desde entonces por él y otros investigadores de los más diversos campos. La característica esencial del estado de flujo es una agradable inmersión total en una actividad hasta el punto de perder el sentido del tiempo y del espacio. Está relacionado con la atención, pero no es lo mismo. El flujo es un estado de trascendencia y es tan importante en el diseño de oficinas como cualquier otro dominio de la actividad humana.

La idea lleva tiempo en el aire como un estado deseable para trabajar, especialmente en tareas creativas. De hecho, la noción de un estado de cierta elevación mientras se está ocupado en algo es anterior al trabajo de Csíkszentmihályi. Abraham Maslow, quizás el psicólogo organizacional más conocido de todos los tiempos, acuñó el término «experiencia pico» para describir momentos intensamente alegres y emocionantes. En estos momentos, nos sentimos más plenos, integrados, conscientes de nosotros mismos y profundamente felices. Maslow los describió como «momentos de máxima felicidad y realización» en su obra de 1964, Religions, Values and Peak Experiences. En ella, los vinculaba a la idea de la autorrealización de su famosa Pirámide sobre la jerarquía de las necesidades humanas.

El estado de flujo es más común en el trabajo

Estas experiencias son más probables cuando trabajamos que en otros momentos de nuestras vidas y son relativamente comunes. De hecho, en un artículo de Csíkszentmihályi publicado en Psychology Today a partir de una encuesta entre 6.469 alemanes, a la pregunta de con qué frecuencia entraban en un estado de flujo, el 23 por ciento respondía que a menudo, el 40 por ciento, que ocasionalmente, el 25 por ciento, que rara vez, y el 12 por ciento, que nunca o no lo sabía.

En sus investigaciones, con métodos más objetivos, descubrió que el trabajo era más adecuado para la generación de estados de flujo que actividades pasivas como ver la televisión, lo que le llevó a concluir que «el trabajo es mucho más parecido a un juego que la mayoría de actividades de nuestro día a día. Un trabajo, por lo general, tiene metas claras y normas de rendimiento. Ofrece «feedback», bien por la conciencia del trabajo bien hecho o por la evaluación de un superior o cifras medibles, como el volumen de ventas. Un trabajo tiende a fomentar la concentración y a evitar distracciones, y lo ideal es que sus dificultades coincidan con las habilidades del trabajador».

Csíkszentmihályi sostiene que las organizaciones deben tratar de desarrollar actividades, culturas y entornos que fomenten que las las personas entren en estado de flujo mientras trabajan. No se trata solo de aumentar la productividad o la propensión a tener buenas ideas, aunque esos son dos de los resultados más importantes.

En su libro Good Business: Leadership, Flow, and the Making of Meaning, publicado en 2003, Csíkszentmihályi argumenta que el fomento de los estados de flujo aumenta la moral al crear una sensación de mayor felicidad y realización. Observa cómo los estados de flujo son esenciales para la creación de un «buen trabajo» en el que se disfruta del sentimiento de «dar lo mejor de uno mismo y, al mismo tiempo, contribuir a algo más allá de uno mismo». También destaca la importancia de contar con un feedback regular como un ingrediente esencial para el fomento de los estados de flujo.

Por esta razón, fluir no es solo una meta importante para la persona. Debido a que contribuye a los objetivos de la organización, gracias al aumento de la productividad y la moral del grupo y a la generación de ideas mejores, puede incrementar el rendimiento general de la organización y fomentar una mayor colaboración.

Csíkszentmihályi concluye que hay tres condiciones para la creación de estados de flujo en el trabajo:

• Se debe estar implicado en una actividad con un conjunto claro de objetivos e hitos. Esto añade dirección y estructura a la tarea.
• La tarea en cuestión debe contar con un sistema de feedback claro e inmediato. Esto ayuda a la persona a adaptarse a cambios en las demandas y le permite ajustar su rendimiento para mantener el estado de flujo.
• Se debe contar con un buen equilibrio entre la percepción de los desafíos de la tarea en cuestión y la percepción de las habilidades propias. Es decir, se debe tener confianza en la capacidad para completar la tarea que se tiene entre manos.

Cómo diseñar para fluir

Existen varias características de una oficina que pueden fomentar los estados de flujo y cumplir estos requisitos previos. La capacidad de concentrarse y trabajar sin distracciones es quizás la más obvia, pero también lo es la creación de una cultura de trabajo agradable, la existencia de lazos fuertes con los compañeros, un sistema de feedback inmediato, la afinidad con cada tarea y una comunicación regular con los compañeros.

Esto exige un enfoque sofisticado e inteligente que abarque una serie de características del diseño de oficinas. Los conceptos de diseño de oficina más progresistas parecen estar listos para ofrecer un entorno de trabajo que puede fomentar los estados de flujo.

Lo más destacable es el tipo de entorno de trabajo ágil que caracteriza, por ejemplo, a la Sedus Smart Office. Al capacitar a las personas para que trabajen de la manera que mejor se adapte a sus necesidades, con un abanico de estilos de trabajo y ofreciendo los espacios adecuados para que las personas puedan entrar en los estados de flujo sin ser perturbadas, estas oficinas aumentan la probabilidad de fluir. Este principio de diseño es plenamente acorde con las características de los estados de flujo.

Además, la democratización del espacio hace que el feedback sea significativamente más probable, mientras que los espacios sociales, el espacio de colaboración y los aspectos más lúdicos del diseño animan a la gente a ser consciente de «estar inmersos en algo más grande que ellos mismos».

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