El Principio «Clean Desk»: ¿un método seguro para la protección de datos en la oficina?

El principio «Clean Desk» en la práctica

Hoy en día, en prácticamente todas las mesas de oficina podemos encontrar datos sensibles. Además, las oficinas diáfanas suelen estar llenas de actividad. Los trabajadores, el personal de limpieza, los visitantes, el público general… por la oficina pasan muchas personas diferentes. No es infrecuente que en los espacios de trabajo con mesas compartidas o puestos de trabajo rotatorios se produzcan por descuido violaciones de la protección de datos. El principio Clean Desk se aplica principalmente cuando varios empleados trabajan con datos confidenciales de la empresa al mismo tiempo.

La llamada Política Clean Desk (Mesa Limpia) es un descendiente directo del Método de las 5S y, en este sentido, define con precisión cómo deben comportarse los empleados a la hora de asegurar los datos en su puesto de trabajo. Aunque el Principio Clean Desk no es en sí una normativa del RGPD, el propio método exige que se cumpla plenamente el RGPD. Sin embargo, la clave del enfoque es de naturaleza física. Básicamente, se trata de que cada empleado deje su mesa vacía, ordenada y, por tanto, segura al final de la jornada.

Según el Principio Clean Desk, los empleados deben seguir un procedimiento claramente definido con un objetivo claro: una mesa ordenada, todos los expedientes y documentos clasificados y archivados de forma ordenada y todos los datos sensibles guardados de forma segura. Con ello se pretende aumentar la eficiencia de la colaboración y reducir los costes de la empresa. Según las directrices Clean Desk, hay que llevar a cabo cinco pasos para conseguirlo:

1. Ordene los elementos que no necesita.
2. Organice correctamente los elementos que necesita.
3. Limpie el puesto de trabajo en su totalidad.
4. Normalice la organización de los elementos (por ejemplo, los archivos).
5. ¡Siga y mejore cada paso diariamente!

El Principio Clean Desk ofrece a las empresas numerosas ventajas en términos de eficiencia y seguridad de los datos, en especial en los sectores de la banca, los seguros, la sanidad o el sector financiero. En estos sectores, la aplicación práctica del método suele estipularse incluso contractualmente. No obstante, a pesar del valor añadido para la seguridad de los datos y del aumento de la eficiencia de los procedimientos administrativos, el Principio Clean Desk cuenta también con detractores. Analicemos pues sus ventajas y desventajas.

Ventajas y desventajas

Ventajas: un sistema bien pensado para entornos de Hotdesking y Desk Sharing 

• Uso estructurado de puestos de trabajo rotatorios: Tanto si se recurre a un freelance como si se trata de un empleado sustituto o se trabaja en un equipo multidisciplinar, en una oficina diáfana se suele cambiar de mesa. Por este motivo, el Principio Clean Desk es especialmente recomendado en entornos de puestos de trabajo rotatorios, con el fin de proporcionar un sistema claro y estructurado para los diferentes empleados.
• Utilización eficiente del espacio y las salas: con la aplicación de la Política Clean Desk, se acabó la época en que las empresas se estructuraban como una madriguera. En la actualidad, los despachos individuales van desapareciendo visiblemente de las oficinas. El trabajo eficiente en una oficina abierta debe incluir, por tanto, un sistema de archivo uniforme. Por ejemplo, las sustituciones pueden llevarse a cabo sin necesidad de un traspaso de papeles, porque todos los archivos y materiales ya están en su lugar habitual.
• Más tiempo al comienzo de la jornada: un escritorio vacío por la mañana despeja la mente para poder generar ideas frescas y motiva a los empleados en su trabajo del día. Una estructura clara acorta el tiempo necesario para buscar la carpeta, el archivo, etc. adecuados.
• Concentración en las tareas relevantes: El Principio Clean Desk ayuda a acortar los tiempos de búsqueda y, por tanto, a reducir el estrés. Aunque el caos puede estimular la creatividad, también puede obstaculizar la productividad. Con la estructura viene la rutina, que es importante para un flujo de trabajo compartido, especialmente en los puestos de trabajo rotatorios.
• Una forma de trabajar profesional crea una impresión de seriedad: empleados, clientes, visitantes de la oficina… donde hay mucho tráfico de público, siempre queda en la mente una impresión de las circunstancias y procesos de la empresa. Una tarjeta de cumpleaños o postales de las vacaciones no son necesariamente parte de la imagen que quiera transmitir la empresa.

Desventajas: la uniformidad como punto débil

• Restricciones a la creatividad en el lugar de trabajo: el caos puede generar nuevos impulsos, estimular la inspiración y, por tanto, también aumentar la productividad, especialmente en las profesiones creativas. Con el Principio Clean Desk, muchos empleados pierden la libertad de dar rienda suelta a su creatividad. En psicología, esto se conoce a veces como el «miedo a la hoja en blanco».
• Pérdida de tiempo. Introducción difícil: no hay que olvidar que, según el Principio Clean Desk, todos los empleados deben seguir el mismo procedimiento de orden y limpieza al final de la jornada laboral. Además, una persona designada hace una última ronda y controla la aplicación de la política. Es probable que a nadie le agrade esta tarea.
• Falta de motivación entre los empleados: Para muchos empleados de la empresa, el esfuerzo les puede parecer una pérdida de recursos valiosos y de tiempo de trabajo. Al mismo tiempo, la dirección debe andar con ojo y no transmitir la sensación de un control excesivo. A ningún empleado le resulta agradable la sensación de tener un «helicóptero» sobrevolando su mesa solo porque tiene archivos allí. Al mismo tiempo, puede surgir una cierta insatisfacción porque el equilibrio entre el desarrollo personal y el orden estructurado se ve fuertemente alterado en el espacio de trabajo.

Los muebles de oficina prácticos apoyan el Principio Clean Desk

Las culturas de oficina modernas, como el uso compartido de escritorios, el hotdesking y los lugares de trabajo rotatorios, dependen a menudo del principio de una mesa limpia para funcionar. Pero es importante considerar las dos caras de la moneda. Por un lado, una estructura estandarizada ofrece enormes oportunidades para aumentar la eficiencia de la colaboración. Por otro lado, el método puede restringir gravemente el desarrollo personal en el trabajo.

Probablemente, el argumento a favor más importante es y sigue siendo la seguridad de los datos o la protección activa de los datos en el sentido del RGPD. Un problema de protección de datos o una violación de la protección de datos siempre se produce precisamente cuando entran en escena actores maliciosos, por ejemplo, con fines de espionaje industrial. Tener archivos y documentos dispersos son el caldo de cultivo perfecto para los elementos subversivos del mundo laboral. Con Sedus y su taquilla grand slam, todo queda a buen recaudo y lejos de miradas indiscretas.

Atención: las directrices son flexibles y se aplican tanto a los documentos físicos como a los datos digitales. El hecho cierto es que una infracción de la Ley de Protección de Datos puede conllevar multas de hasta el 4% de la facturación anual de la empresa. Así que una mesa desordenada puede convertirse en un capricho caro. Un equipo de oficina especializado con funciones adicionales especiales pueden poner fin a este problema.