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El trabajo ágil y la transformación del diseño de oficinas

El espacio de trabajo se ha ablandado, en el buen sentido. Durante los últimos veinte años o más hemos observado una muy bienvenida evolución hacia una estética mucho más suave en las oficinas. Este proceso se ha acelerado drásticamente en los últimos años, ya que cada vez más empresas han optado por modelos de trabajo ágil y flexible, por su potencial como ventaja competitiva, y porque cada vez existen más ejemplos a seguir. En ocasiones erróneamente caracterizada como una domesticación del diseño, esta tendencia tiene su origen en un cambio de paradigma en la dirección de las empresas y, por consiguiente, en el diseño del espacio de trabajo, centrado en cuestiones empresariales más «blandas», como la cultura corporativa, el medioambiente y la gestión del conocimiento.

En gran medida, esto ha surgido como una necesidad. En su núcleo se encuentran varias cuestiones interrelacionadas. La más importante es esta: si el principal activo de las empresas es el conocimiento, ¿cómo atraer a la organización a las mentes que contienen ese conocimiento? Y posteriormente, una vez que están contratadas, ¿cómo hacer para que se queden o al menos compartan parte de su conocimiento con el hardware de la empresa y las mentes de otras personas antes de que se vayan? Y por último, ¿cómo se aborda su bienestar de manera que se satisfagan sus necesidades y las de la organización?

Es este enigma fundamental el que ha llevado a que predominen los temas «blandos» en el pensamiento de la alta dirección. Desde la perspectiva del diseño del espacio de trabajo, ha impulsado el crecimiento de modelos de trabajo flexible y trabajo ágil, ya que las organizaciones han intentado ofrecer a las personas un mejor equilibrio entre su vida profesional y personal. En definitiva, ha impulsado la suavización del propio espacio de trabajo, el crecimiento de los espacios para el descanso y el enfoque en el equipo.

Ha impulsado las ideas de la marca del empleador y las experiencias de los usuarios en el trabajo, dos ideas que empezaron siendo principalmente territorio de los RR. HH., pero que ahora se consideran valiosas a nivel corporativo y, por consiguiente, influyen en el diseño de interiores. Ha impulsado un nuevo énfasis en la gestión del conocimiento. Antiguamente, el conocimiento se archivaba en cajas de lata y bastaba con registrar a los empleados antes de irse para garantizar que la información sensible se mantenía a buen recaudo. Si la gente se marchaba a otra empresa, mucho de lo que sabían y con lo que trabajaban era probable que no desapareciera con ellos.

Un contrato psicológico cambiante

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El cambio resultante en el contrato psicológico entre el empleador y el empleado es tanto una consecuencia como una causa de estos cambios. También ha coincidido con otros dos factores externos que en un futuro muy próximo tendrán un profundo efecto en el funcionamiento de las empresas y en la forma en que diseñan y gestionan sus espacios de trabajo.

En primer lugar, la silenciosa prosperidad económica de los últimos años en el sector intelectual no solo nos ha ofrecido casi pleno empleo y escasez de capacidad en áreas importantes como el sector legal, tecnológico y creativo, sino que, como consecuencia, también ha dado el poder a los empleados, que han podido exigir nuevas y mejores condiciones de trabajo a cambio de su lealtad. Con ello, el trabajo ágil y flexible han pasado de ser una expectativa a un requisito para las personas en el trabajo.

En segundo lugar, la gestión de la empresa involucra cada vez más a una nueva mezcla intergeneracional de personas. La idealista «Generación X»se ha unido ya a los «baby-boomers» en los puestos de responsabilidad de las organizaciones. Ahora, la gente de la Generación Y y Z están listos para transformar el espacio de trabajo a su manera. Estas son las primeras generaciones de personas que no tienen una concepción del mundo, en la que no se les permite tener un acceso constante e instantáneo a la información, al entretenimiento y a otras personas. De hecho, son poco conscientes de un pintoresco mundo pretérito de teléfonos que funcionan con monedas, faxes, cartas y televisión de dos canales, aun cuando los ecos tenues de ese mundo todavía nos rodeen.

En gran medida, su relación con el mundo está definida por su relación con la tecnología, incluso más que sus colegas más mayores. Dan por sentado el acceso a la tecnología. Aceptan su influencia omnipresente, su ubicuidad, su naturaleza efímera y exigen lo último, aun cuando eso significa descartar fríamente la tecnología que se consideraba de última generación solo unos meses antes.

En definitiva, la economía se basa ahora en el conocimiento en lugar de solo en la información, y como resultado, la oficina está asumiendo tanto las funciones como la estética de espacios públicos más relajados y colaborativos como hoteles y cafés e incluso espacios profundamente privados como nuestros hogares.

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