La era de la colaboración integral

En la era de la oficina difusa, la pandemia nos ha ofrecido la oportunidad de replantearnos los espacios de oficina para centrarnos en las actividades en equipo y, así, aprovechar aquellas interacciones y prácticas que funcionan mejor cara a cara, dando lugar a lo que se conoce como colaboración integral.

El estallido de la pandemia desencadenó un periodo de cambio sin precedentes en nuestras vidas. A nivel individual, social e institucional, nos vimos repentinamente obligados a enfrentarnos a la incertidumbre del momento y a una situación compleja que ponía en tela de juicio nuestras creencias fundamentales. Por primera vez, millones de personas comprendieron realmente el significado del acrónimo «VUCA» y la dificultad de encontrar soluciones a un problema que evoluciona y muta rápidamente. Asimismo, también se vio lo importante que es estar preparado para hacer frente a acontecimientos inesperados y coordinar las respuestas a una crisis.

La adopción generalizada e inmediata del teletrabajo es un ejemplo perfecto de la capacidad de aprovechar los recursos existentes para encontrar soluciones a cambios repentinos. Las empresas y los empleados colaboraron, con cierto éxito, para superar la reticencias culturales preexistentes y aprovechar la tecnología existente para cambiar rápidamente a una forma de trabajo «inteligente». Al cabo de un año, muchas empresas que abrazaron con entusiasmo la idea de renunciar a buena parte de sus oficinas (y a los costes correspondientes) están reconsiderando sus intenciones. Del mismo modo, aunque la mayoría de los empleados afirman que ya no desean volver a trabajar a tiempo completo en la oficina, también son conscientes de que hay ocasiones en que necesitan un lugar diferente donde trabajar lejos de su casa, un espacio de colaboración integral.

Puede que las mascarillas y las pantallas protectoras empiecen a desaparecer a medida que la epidemia vaya quedando en el recuerdo, pero muchas de las conductas que hemos adoptado permanecerán. Eso incluye la oportunidad de remodelar la forma de trabajar. Los cambios pueden tener que ver con los horarios semanales, con el trabajo a distancia o con nuevas formas de mejorar el rendimiento personal y el bienestar. Lo más importante es que todo tendrá un efecto sobre a qué nos referimos cuando hablamos de «ir a la oficina». Eso incluirá a partir de ahora la noción de oficinas satélite y espacios de coworking y otras formas de trabajo a distancia.

El futuro modelo de oficina se basará en la mezcla de espacios virtuales y presenciales que describimos como «oficina difusa». Será el reflejo de la necesidad de una empresa de ser resiliente, ágil y flexible y permitirá superar el concepto de conocimiento compartimentado. Impulsará la colaboración a un nuevo nivel, ofreciendo a los empleados un lugar físico en el que reunirse, compartir, «co-crear» y aprender de los demás, un espacio de colaboración integral. Los retos del futuro exigirán competencias para resolver problemas complejos, creatividad, aprendizaje activo y propensión a la innovación. También exigirán «un propósito compartido y el sentimiento de ser parte de una comunidad», algo que no pueden ofrecer del mismo modo las plataformas online.

La naturaleza social de la oficina es lo que la convierte en el mejor espacio para el trabajo colaborativo. Existe un creciente corpus de investigación que demuestra que la creación de valor en las organizaciones resilientes depende de la capacidad de los equipos creadores para encontrar el equilibrio perfecto entre el conocimiento explícito e implícito. El conocimiento implícito está muy relacionado con la socialización y las relaciones entre las personas que comparten el espacio físico. La configuración de los espacios también determina esas relaciones y, por tanto, la propensión a cooperar. También está relacionado con el funcionamiento de la inteligencia colectiva de un grupo y con el prestigio, la influencia, la movilidad ascendente y el acceso a los recursos que se ofrecen a las personas y a los equipos.

Si la oficina proporciona el entorno adecuado en el que los miembros de un equipo comparten opiniones y estrategias, encuentran inspiración mutua y crean valor para la empresa, el propio equipo será más intenso, dinámico e inclusivo. Ya no se trata de un momento singular y de eventos específicos entre muchos en la oficina; se convierte en una actividad «integral» caracterizada por procesos bien definidos, modelos de interacción y el uso de herramientas a medida.

La oficina pospandémica es el lugar en el que el «ciclo de colaboración» encuentra su forma perfecta: donde se garantiza la confianza mutua y la reciprocidad, los equipos pueden encontrar un lugar para socializar y compartir, para expresar ideas y pensamientos, para desarrollar estrategias y para seguir aprendiendo, enriqueciendo la capacidad y competencia de la empresa.

Diseñados para una «colaboración integral», los espacios de oficina están «centrados en el equipo» y se conciben para responder a las necesidades de los equipos, más que a las individuales.

Con el soporte tecnológico adecuado, son espacios sociales en los que todos están invitados a compartir ideas e información y a trabajar por objetivos comunes. La oficina se transforma en un lugar de creatividad, intercambio y desarrollo de valor añadido. Es el lugar en el que se desarrollan las dinámicas sociales que existen dentro y entre los equipos, fomentando relaciones más fuertes y mejores. Se pasa de una «inteligencia colectiva» genérica (en la que se comparten valores y objetivos) a una «colaboración integral» más estructurada, un lugar para la creación de conocimientos especializados comunes, el desarrollo de las competencias de un individuo, con un prestigio vinculado al grupo de trabajo y a la empresa, así como la capacidad de innovar. Impulsado por el interés mutuo, el anhelo de nuevas oportunidades y el compromiso. Todo gira en torno a la pregunta: «¿Podríamos…?».

Durante el año 2020, el 51% de los trabajadores británicos afirmaba sentirse más productivo trabajando desde casa, con una menor propensión a verse interrumpido o a ausentarse por la política de la oficina y por los compañeros que le desagradan.

Si las personas tienen la libertad de elegir cuándo abandonar el teletrabajo para ir a una oficina, será para fomentar los vínculos con los compañeros, participar en el aprendizaje profundo y compartir los conocimientos a los que no pueden acceder tan fácilmente desde casa.

Ya no están restringidos a sus relaciones laborales actuales, con límites de grupo fijos y un contacto limitado con otras personas. Sabemos que estas limitaciones son los factores que acaban con la colaboración. En cambio, pueden participar en experiencias de trabajo inmersivas que facilitan los encuentros fortuitos, impulsando la innovación.

Crear las condiciones para que esto ocurra debería ser el objetivo primordial de toda organización: las áreas sociales como plazas, cafeterías, salas de reuniones inteligentes o laboratorios serán el centro de la oficina pospandémica; a su alrededor, los espacios accesorios y de soporte garantizarán la renovación continua de la dinámica de colaboración.

En la red de espacios que ahora utilizamos para trabajar, la oficina será una plataforma de colaboración siempre disponible para la expresión de la creatividad. El crecimiento vendrá de nuestra interacción con los demás. Esto será esencial para nuestro propio beneficio, el de nuestros colegas y el de las organizaciones para las que trabajamos.

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