La oficina colaborativa

La COVID-19 ha acelerado de forma espectacular la revolución del espacio de trabajo. En el mundo pospandémico, el trabajo será cada vez más híbrido. La oficina del nuevo ecosistema de trabajo se centrará cada vez más en el trabajo en equipo y la socialización, será una oficina colaborativa. Aunque la pandemia sigue su curso, la experiencia adquirida y las investigaciones realizadas permiten identificar ya la dirección que tomará la oficina del futuro.

Muchas organizaciones, incluso después de la pandemia, querrán adoptar un modelo de trabajo difuso y mixto (en la oficina y a distancia). Aunque quedan muchas cuestiones por resolver, la resistencia a adoptar el trabajo flexible ha disminuido drásticamente y es poco probable que los empleados quieran renunciar por completo a la libertad que han experimentado hasta ahora. Por el contrario, esa misma experiencia ha puesto de manifiesto la importancia de reunirse y trabajar cara a cara. A pesar de los espectaculares avances tecnológicos, la colaboración y la socialización, la conciencia física de las palabras, las acciones y el lenguaje corporal, siguen dependiendo de alguna forma de la presencia física para lograr su mejor expresión. En consecuencia, para la mayoría de las organizaciones sigue siendo necesaria alguna forma de oficina física, una oficina colaborativa.

Sin embargo, será una oficina difusa, una plataforma compuesta por diferentes espacios, algunos públicos y otros privados. Las actividades que puedan realizarse mejor en solitario encontrarán a menudo su lugar ideal en el hogar o en otros espacios remotos. Mientras tanto, la oficina se dedicará principalmente a las actividades de grupo y tendrá que estar diseñada para fomentar las actividades de reunión y el trabajo en equipo.

La oficina colaborativa debe pasar estar centrada en el equipo, una herramienta indispensable para la colaboración operativa y ampliada que se centra en la socialización y el intercambio directo de ideas entre las personas. He aquí algunos consejos:

• Espacios multifuncionales

La colaboración en vivo es importante para todas las organizaciones. Para las empresas innovadoras, el proceso de colaboración presencial suele ser parte integral del flujo de trabajo y determina la calidad de los resultados. Para las organizaciones más tradicionales, la colaboración resulta esencial para los procesos de aprendizaje y la toma de decisiones. Por ello, en todas las organizaciones es importante contar con espacios dedicados a la colaboración. Si en las empresas innovadoras se pueden crear espacios dedicados a la colaboración «continua», en las empresas más tradicionales se pueden crear espacios que den cabida a varios momentos de colaboración, que pueden ser diferentes tipos de reuniones, cursos de actualización y momentos de encuentro y discurso.

• Socialización y colaboración

Estudios recientes demuestran que los vínculos sociales son esenciales para la colaboración y el trabajo en equipo. De hecho, mantener e incluso reforzar el tejido social de la comunidad es tan necesario para el bienestar humano como para la capacidad productiva. Con el trabajo a distancia, la investigación ha demostrado que las personas sufren la falta de relaciones sociales «reales» y cómo esto afecta negativamente a la motivación y al sentido de pertenencia. Con la «Oficina Difusa», las actividades predominantes sobre las que diseñar las oficinas son las de socialización y colaboración. Las oficinas pueden organizarse en tres áreas principales que están conectadas pero son distintas. La zona de la comunidad está dedicada a la socialización y a las reuniones con la comunidad interna y externa; la zona del equipo de equipos es el espacio en el que tienen lugar las reuniones entre personas pertenecientes a diferentes grupos de trabajo y la zona del equipo es donde los grupos de trabajo llevan a cabo sus actividades diarias.

• Procesos visuales y dinámicos

Todos los procesos colaborativos, y en particular los que aplican métodos como «Lean startup», «design sprint», «agile» y «design thinking», se caracterizan por ser muy dinámicos y visuales (es decir, se trabaja con herramientas visuales, escritura y dibujo). Para facilitar y poner en práctica este proceso, los espacios están dotados de mobiliario y equipos móviles con superficies de visualización como pizarras y pantallas. Otra característica de los procesos de colaboración es que se producen tanto de forma programada como improvisada. En el caso de la colaboración programada, se pueden habilitar zonas específicas con el mobiliario necesario. Para la colaboración improvisada, que puede darse en casi cualquier lugar de la oficina, es importante proporcionar mobiliario flexible (taburetes, mesas, etc.) y equipos (pizarras blancas, pantallas, etc.) en todos los espacios que puedan facilitar la colaboración y convertir una discusión normal en un momento creativo. También es importante que los contenidos que se hayan creado en una sala de la oficina puedan trasladarse fácilmente para continuar el trabajo en otros espacios.

• Momentos de concentración

Aunque la oficina esté dedicada a la colaboración y la socialización, eso no significa que no se realicen actividades en solitario. Probablemente serán momentos bienvenidos en días que, de otro modo, estarían dedicados al trabajo en equipo. No hay que perder de vista que siempre habrá personas que, por diversos motivos, querrán acudir a la oficina para realizar un trabajo individual. En algunas zonas, la oficina colaborativa tendrá que ofrecer un mobiliario que permita a las personas aislarse para hacer una llamada telefónica o realizar alguna actividad que requiera su total atención.

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