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Las reuniones sin sentido afectan a la cuenta de resultados

Las reuniones mal organizadas afectan considerablemente a la cuenta de resultados en términos de tiempo y de dinero. Los profesionales en Reino Unido, Alemania y EE.UU. dedican dos horas a la semana a reuniones inútiles, sumando hasta 13 días en el transcurso de un año. El profesional medio tiene tres reuniones a la semana, con una duración media de una hora por reunión. Proporcionalmente, los profesionales consideran que dos tercios de las reuniones a las que asisten son innecesarias.

Estas son las conclusiones del informe The Doodle State of Meetings Report 2019, una mirada en profundidad sobre las reuniones en el lugar de trabajo que incorpora datos propios y nuevos hallazgos obtenidos mediante encuestas a 6.528 profesionales en el Reino Unido, Alemania y Estados Unidos, publicado el pasado mes de enero por la plataforma online de coordinación de calendarios Doodle.

Con más de 30 millones de usuarios cada mes, Doodle tiene un conocimiento sin precedentes de los desafíos y soluciones más comunes en la programación de reuniones. El informe es un análisis exhaustivo del tiempo que consumen las reuniones canceladas o innecesarias, de las formas de trabajo ineficaces y de los métodos de reunión preferidos.

Pérdidas millonarias en tiempo y dinero

Según el informe, las malas reuniones se traducen en unos costes totales concretos, por ejemplo, de 45.000 millones de euros en Reino Unido y 65.000 millones de euros en Alemania. La cifra en todo el mundo se estima en unos impresionantes 481.000 millones de euros. En horas, esto se traduce en unos 25.000 millones de horas de trabajo perdidas al año. Una auténtica sangría.

Paul Axtell, autor de Meetings Matter, comentaba en Business Leader los efectos de las reuniones mal organizadas: «El impacto de las reuniones inútiles también afecta al comportamiento de las personas. Cuando sienten que una reunión no les sirve, terminan centrándose en otras tareas en lugar de participar plenamente en la conversación. Los empleados también pagan unos costes menos obvios asociados a las reuniones deficientes, ya que terminan llevándose trabajo extra a casa, lo que les impide relajarse y descansar. A corto plazo, esto puede no suponer un problema, pero a largo plazo se paga un precio alto por el estrés adicional».

Mejor en persona

A pesar de que la tecnología nos ofrece la posibilidad de participar en reuniones en cualquier parte del mundo, en general seguimos prefiriendo las reuniones en persona. El 76% de los profesionales encuestados lo calificaron como su formato preferido, mientras que otros métodos obtuvieron una puntuación baja («conference calls», 7%; videollamadas, 5%, mensajería instantánea, 4%).

El motivo principal: el 95% de los profesionales considera que reunirse en persona es una forma efectiva de construir relaciones en el trabajo. Como explicaba Steven Rogelberg, de la Universidad de Carolina del Norte y autor de The Surprising Science of Meetings, a Business Leader en el artículo mencionado, «aunque la tecnología ha facilitado enormemente reunirse a distancia, y eso es algo bueno, la comunicación en persona tiende a ser más rica y matizada, dado que abundan y se perciben más fácilmente las señales verbales y no verbales. Estas capas adicionales de conversación no solo posibilitan una comprensión más profunda, sino que también pueden ayudar a profundizar en las relaciones, ya que resulta más fácil empatizar y se evitan malentendidos. A diferencia de una reunión virtual en la que es más fácil esconderse en segundo plano y dedicarse a otras tareas, las reuniones cara a cara tienden a ser más efectivas y directas».

¿Qué hace que una reunión sea buena o mala?

Según los encuestados, al igual que en el deporte, el secreto parece estar en la preparación. Un orden del día con objetivos claros que se haya compartido con los asistentes con la suficiente antelación parece garantizar el éxito de la reunión. Al tener todo el mundo claro el propósito del encuentro, se producen menos interrupciones y divagaciones, algo que para casi la mitad de los encuestados termina haciendo naufragar una reunión. Asimismo, otras de las claves parecen ser la brevedad y elegir bien a los asistentes. El 46 por ciento de los encuestados considera que tener a gente que no participa activamente o que no está interesada (y está pendiente de otras cosas, como el correo o el teléfono) supone una distracción innecesaria y acaba suponiendo el fracaso de la reunión.

Este estudio parece reforzar la idea que subyace en una de las tendencias más en boga en el mundo laboral, las reuniones de pie. Como parecen indicar estudios recientes, las reuniones de pie son por lo general más cortas y claras. Los objetivos están perfectamente definidos y se evita el hablar por hablar. Además, no hay lugar para distracciones: no hay posibilidad de distraerse con el ordenador o el teléfono y resultan más productivas. Por otro lado, al estar de pie o apoyado en una banqueta, la mente se mantiene más ágil y activa, lo que redunda también en la productividad.

No sabemos cuál será el formato que se impondrá en el futuro, pero sí tenemos la certeza de que las reuniones seguirán marcando el día a día de la oficina: según estudios citados en The Org: How The Office Really Works,  los CEO recaban la mayor parte de la información que necesitan para tomar decisiones «a través de conversaciones cara a cara» y no mediante informes o emails.

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