Mark Eltringham y la evolución de la oficina

Entrevista con Mark Eltringham, editor de Workplace Insight y la revista IN Magazine, experto en diseño y gestión de espacios de trabajo y colaborador de la versión inglesa de este blog. Como consultor y editor, Mark es un agudo observador de la cambiante dinámica del mundo de la oficina y ayuda a sus clientes a desarrollar contenidos y comunidades online mediante el uso de las redes sociales. Esta entrevista fue publicada originalmente en el número 12 del Monitor de Tendencias Sedus Insights, disponible haciendo clic aquí.

Convivimos desde décadas con diversas formas de trabajo flexible, inteligente, ágil y a distancia. ¿Cuánta conciencia diría que hay de las distinciones a menudo sutiles entre tales prácticas? ¿Estamos preparados para un modelo de trabajo más difuso?

Es cierto que estas prácticas están ahí desde hace mucho más tiempo del que la gente cree. Y su implantación está mucho más extendida de lo que algunas personas perciben. Estas ideas gozaban ya de gran difusión y eran bien comprendidas incluso antes del confinamiento. Pero no eran universales.

En el pasado, a menudo se han aplicado de forma pragmática sin una gran conciencia de que podían definirse y aplicarse de forma más amplia. Un gran ejemplo de esto se puede encontrar en el blog Sedus What’s Up, donde contábamos la historia de cómo los investigadores descubrieron que los mineros británicos aplicaban ad hoc los principios del trabajo ágil ya a finales de la década de 1940.

El hecho de que ahora haya una conciencia mucho mayor de algunos de estos modelos no tradicionales se traduce en la necesidad de ser muy precisos en el uso de los términos. No se trata de pedantería porque, como hemos visto en la reacción al confinamiento, términos como trabajar desde casa, trabajo flexible y teletrabajo se han utilizado con demasiada frecuencia de forma intercambiable. Están vinculados, de alguna manera, pero también significan cosas muy diferentes y producen resultados muy diferentes para las organizaciones y las personas.

Tenemos la suerte de que comprendemos esas distinciones y las oportunidades y desafíos vinculados a los diferentes estilos de trabajo. Por lo tanto, es importante que podamos mantener conversaciones mejor informadas sobre ellos que las que se han producido recientemente. Muchas empresas y personas están preparadas para nuevas formas de trabajo, y lo han estado durante algún tiempo, pero es importante comprender las circunstancias adecuadas en que deben aplicarse y reconocer las diversas necesidades de los individuos, la cultura y la estructura de cada organización y los factores geográficos, legislativos, sociales y económicos que las conforman.

El coronavirus ha hecho que, por primera vez, una mayoría de empleados trabaje desde casa durante largos períodos de tiempo. ¿Qué hemos aprendido de este cambio repentino? ¿Cuáles han sido los retos y los beneficios?

Esta situación ha puesto de relieve muchas cosas que ya sabíamos. Para la mayoría, el principal problema de la vida laboral era el desplazamiento diario al mismo lugar y a la misma hora que tantas otras personas. La eliminación de esta obligación durante los últimos meses ha sido el principal beneficio del encierro para esta gente.

Sin embargo, debemos tener cuidado de no cambiar una forma de rigidez por otra. Un creciente número de investigaciones destaca los problemas que la gente puede desarrollar si solo trabajan desde casa. Estos pueden ser físicos, principalmente por la falta de ejercicio y de aire fresco y el uso de equipos inadecuados y malas prácticas de trabajo en el hogar; así como mentales, en particular por los sentimientos de aislamiento, la falta de estructura durante el día y la tentación de trabajar más horas.

Esta última cuestión es particularmente interesante, porque el punto más común que se ha planteado a favor del trabajo en casa en los últimos meses ha sido que las personas son tan productivas en el hogar como en la oficina. Esto es indudablemente cierto, pero es un tema notoriamente resbaladizo cuando se trata de determinar el valor de los trabajadores intelectuales y también ignora otras variables esenciales.

Entre ellas se encuentran el bienestar personal, el sentido de trascendencia, el compromiso con los compañeros y el empleador, la comprensión de la cultura de la empresa, la conciencia de los objetivos, el intercambio casual de información y el desarrollo de relaciones.

La productividad (en el sentido de completar las tareas) es importante, pero no es la única variable que debemos considerar. Si lo es, mercantilizamos el trabajo de una manera que huele a gestión científica e ignora muchos de los factores que hacen que las organizaciones que viven del conocimiento sean algo más que la suma de los resultados de sus empleados.

¿Cuál ha sido el papel de la tecnología en estos días? ¿Qué se ha revalorizado y qué ha perdido valor?

Tal vez se ha prestado mucha atención, comprensiblemente, al mayor uso de software de comunicación y apps de colaboración. Zoom, Teams y Slack han prosperado porque la gente ha ansiado mantenerse en contacto. Podría decirse que ha aumentado la cantidad de tiempo que los compañeros dedican a las reuniones cara a cara, ya que han tratado de superar los sentimientos de aislamiento y encontrar maneras de compartir información de forma no orgánica.

Al mismo tiempo, la gente ha tomado cada vez más conciencia de las limitaciones de las herramientas tecnológicas para una comunicación interpersonal genuina. En particular, no pueden sustituir los momentos al lado de la máquina de café, el descubrimiento fortuito de ciertos tipos de información y la preferencia que algunas personas pueden tener por comunicarse antes y después de las reuniones y no solo durante las mismas. También pueden transmitir información de manera no matizada.

Además de las apps de colaboración, también ha aumentado el uso de las apps de productividad. Han ido saliendo historias sobre lo contraproducentes que pueden ser algunas de ellas, especialmente cuando se utilizan para microgestionar a las personas. Tal vez el más conocido sea el caso de PWC, que desarrolló una app que podía medir la cantidad de tiempo que los traders financieros pasan alejados de su pantalla mientras trabajan desde casa. Si se pasan de un cierto tiempo, se les pedirá que registren su actividad.

Aunque la herramienta está diseñada para ayudar a las empresas a cumplir sus estrictos requisitos de compliance, algo que se produciría automáticamente si estuvieran en la oficina, también fue criticada por cuestiones de privacidad. Una vez más, debemos tener cuidado de que al aplicar nuevas formas de trabajo, no volvamos a prácticas que sean contraproducentes.

Ahora que hay un reconocimiento más amplio de los diferentes estilos de trabajo, ¿cuál será el papel de la oficina?

Lo más importante es que lo que hemos experimentado en los últimos meses no es más que una aceleración de las tendencias existentes. Entendemos cuáles son muchas de las fuerzas impulsoras, los desafíos y las soluciones pertinentes. Estamos experimentando todo en un marco de tiempo extremadamente breve.

Lo más importante que hay que recordar es que lo que más echa de menos la gente de la oficina es a los compañeros. Entendemos esto instintivamente; y no se trata de un hecho meramente utilitario. No se trata solo de intercambiar conocimientos, sino también de interacciones personales, buena compañía, relaciones, encontrar el sentido del trabajo y sentirse parte de una cultura.

También debemos reconocer que la investigación muestra repetidamente que lo que a la mayoría de la gente no le gusta de su trabajo no es la oficina en sí, es la obligación de ir a ella a la misma hora todos los días. Este es el punto que a menudo pasan por alto quienes afirman que este será el fin de la oficina, cuando en realidad lo que ha hecho es darnos cuenta de su importancia cuando somos libres de elegir cuándo y cómo utilizarla.

Incluso el muy debatido anuncio de Twitter de que su personal puede trabajar desde casa cuando quiera, abraza esta noción. El anuncio fue malinterpretado por algunos como que el personal solo trabajaría desde casa, pero eso únicamente implicaría cambiar una cultura de trabajo rígida por otra. Se trata más bien de todo lo contrario, les están ofreciendo más opciones.

Esto sin duda acelerará la creación del nuevo ecosistema laboral, ya que las empresas buscan aplicar las soluciones que mejor funcionen para ellas y su gente. Las oficinas seguirán siendo una parte esencial de eso, incluso cuando adopten nuevas formas.

El resultado final no será la ausencia de oficinas, sino el desarrollo de mejores oficinas.