Nuevas perspectivas para la oficina

La promesa de una mayor flexibilidad y de un mejor equilibrio entre la vida profesional y la personal existe desde hace muchos años. Lo que ha frenado la adopción a gran escala del trabajo flexible en el pasado ha sido la resistencia «natural» al cambio de las personas y las empresas. Hoy, con la aceleración provocada por la pandemia, existe una oportunidad que hace que no solo sea una posibilidad cumplir esa promesa, sino incluso una necesidad por una serie de razones. De hecho, muchos analistas creen que las empresas que resistan la tentación de hacer volver a todo el mundo a la oficina y aprovechen la oportunidad de replantear su modelo de trabajo gozarán de importantes ventajas competitivas en los próximos años.

Se trata de un enfoque que aportará beneficios tanto a los empleados como a las empresas, para aquellos que sean capaces de afrontar los retos y aprovechar el potencial. Las encuestas sugieren que la mayoría de la gente no quiere perder la libertad que ha ganado cuando la pandemia sea ya solo un recuerdo, a pesar de los aspectos negativos que aún están por resolver. Por otro lado, cada vez más empresas empiezan a ver la oportunidad de este cambio, sobre todo en lo que respecta a la motivación de la plantilla, la posibilidad de ampliar la reserva de talento y la optimización de los espacios físicos de trabajo.

En este nuevo modelo, el lugar de trabajo ya no debe considerarse únicamente la sede central, sino que se amplía para incluir todos aquellos lugares desde los que se trabaja habitualmente. Un espacio de trabajo difuso compuesto principalmente por dos espacios (la oficina central y la «home office») en los que el trabajo y la vida privada se entremezclan e integran, dando a las personas la posibilidad de organizar mejor sus días.

Consejos para aplicar una estrategia de oficina difusa

• Una «home office» adecuada: En el nuevo modelo, las personas pueden trabajar hipotéticamente desde cualquier lugar que deseen. En realidad, la mayoría de las personas suelen trabajar siempre desde los mismos espacios. Son estos espacios los que deben considerarse también oficinas de empresa. Para muchos, este espacio es un rincón de una habitación en casa. Incluso durante la emergencia actual ha habido muchas personas fatigadas o con molestias por tener que trabajar en casa durante muchas horas con un mobiliario inadecuado. Los empleados que sufren psicológica o físicamente suelen ser infelices y menos productivos. También es importante que las personas sientan el interés de la empresa por su bienestar y así se fidelicen y motiven más. Por estas razones, es muy importante que las empresas apoyen a los empleados en la creación de un espacio de «home office» adecuado para trabajar durante períodos de tiempo largos, equipado con la tecnología adecuada y muebles ergonómicos.
• La oficina como plataforma social: Contar con un tejido social fuerte y una buena comunidad corporativa es muy importante para las personas y su bienestar, así como para la productividad. Con el trabajo a distancia, las investigaciones muestran que las personas pueden sufrir la falta de relaciones sociales y cómo esto afecta negativamente a la motivación y al sentido de pertenencia. En el modelo de oficina difusa, es importante que las empresas apliquen políticas para el bienestar de las personas mediante el fomento de las relaciones y la cohesión social. Las oficinas se convierten en espacios de socialización y encuentro. Por lo tanto, las bases principales para el diseño de las oficinas son la comunicación y la colaboración, con la creación de diferentes áreas en las que las personas puedan reunirse y socializar.
• La oficina como espacio de colaboración: Aunque las innovaciones tecnológicas permiten que las personas se comuniquen eficazmente a distancia, para que la colaboración pueda aportar resultados estratégicos importantes, resulta esencial que los equipos puedan disfrutar de largos periodos de trabajo colaborativo en un espacio físico compartido. En la oficina difusa, el trabajo en solitario puede realizarse a distancia, mientras que la oficina debe estar equipada para el trabajo en equipo. Las empresas tienen que crear varios espacios con mobiliario flexible que permita transformar las instalaciones según las necesidades del equipo y sus actividades. También debe haber zonas para la colaboración «mixta», con equipos formados por personas físicamente presentes y otras que se conectan temporalmente o incluso durante largos periodos a distancia. Para permitir que las actividades rutinarias de trabajo se lleven a cabo en solitario entre las reuniones, deben preverse en la oficina zonas para el trabajo temporal en solitario.
• Punto de contacto profesional y privado: Con un modelo de trabajo flexible, las personas no necesitan ir a la oficina todos los días y las mesas de trabajo asignadas y las zonas de trabajo personal pueden reducirse o incluso eliminarse. Sin embargo, a la hora de rediseñar las oficinas y optimizar el espacio, es importante que las empresas tengan en cuenta que, tanto para las necesidades privadas como para las empresariales, las personas necesitan disponer de espacios «personales », como taquillas o cajoneras, en los que puedan dejar sus pertenencias personales, tanto las relacionadas con el trabajo como las privadas, y donde puedan recibir o transmitir comunicaciones y documentos o material de empresa. Estos espacios personales también pueden servir de apoyo a la vida privada de los empleados. Las investigaciones demuestran que, en el modelo de trabajo flexible, las personas también necesitan utilizar las oficinas como puntos de contacto en los que recibir los productos personales que han comprado en línea.

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