Optimizar la colaboración será el gran objetivo de los espacios de trabajo híbridos

Deberíamos extremar las precauciones a la hora de dar importancia o no a los resultados del «Gran Experimento» que se está llevando a cabo en el mundo de la oficina, aunque solo sea porque se está produciendo en condiciones muy peculiares. Solo podremos hacernos una idea real en retrospectiva, y probablemente concluiremos que nos enseñó cosas que ya sabíamos (grosso modo) sobre el ser humano, sus interacciones y las culturas de trabajo que crea, especialmente en la búsqueda de la colaboración.

Se ha convertido en un tópico sugerir que seguimos siendo en gran medida las mismas criaturas que evolucionaron a Homo Sapiens hace milenios, lo que explicaría por qué la antropología es un campo de estudio cada vez más importante en el ámbito laboral. Somos animales inconformistas, con instintos a menudo desconocidos, irracionales y conflictivos.

Esto también explicaría las numerosas paradojas que aparecen cuando se nos dan nuevas herramientas. Y una de las mayores es por qué las nuevas formas de tecnología de la comunicación no siempre mejoran nuestras comunicaciones o la colaboración o, al menos, no de la forma esperada.

Un ejemplo: el fenómeno conocido como «fatiga de Zoom». Los datos de Google Trends muestran que hasta la primavera de 2020 nadie hablaba de esto. A finales de año todos sabíamos exactamente a qué hacía referencia.

Un estudio publicado en la primavera de 2021 en la revista Technology, Mind, and Behaviour de la Asociación Americana de Psicología descubrió que las reuniones realizadas a través de videollamadas dejan a los participantes más cansados y emocionalmente exhaustos que las celebradas cara a cara.

El estudio descubrió que se dan cuatro factores que hacen que las videollamadas sean tan agotadoras: la necesidad de mantener un contacto visual constante, verse en todo momento la cara propia durante las reuniones, permanecer mucho tiempo sentado y la dificultad de interpretar o comunicarse a través del lenguaje corporal.

Además, según un estudio realizado por investigadores de la Harvard Business School con un grupo de 3 millones de personas, el confinamiento supuso que la gente celebrara más reuniones y trabajara más horas, en lugar de dejar que se centraran en su trabajo individual.

Esto podría deberse a que seguimos creyendo que una buena comunicación está ligada al número de interacciones entre las personas y no a la calidad de las mismas.

La justa medida

Otra investigación de la Harvard Business School examinaba cómo trabajan juntas las personas para resolver problemas a través de diferentes niveles de interacción, tanto en persona como por medio de herramientas digitales de programación de tareas.

El estudio revela que un exceso de interacción puede ser tan perjudicial para los resultados como un déficit. Sin embargo, existe un nivel óptimo de interacción, una justa medida en la que todo va como la seda, sin un exceso o déficit de interacción.

El investigador principal, Ethan Bernstein, sostiene que las herramientas de comunicación pueden ser contraproducentes si se utilizan en exceso, en comparación con las interacciones en el mundo físico, en las que rompemos el contacto con el trabajo y los compañeros de forma intuitiva. «Hace tiempo, el trabajo en las oficinas reales era intermitente», afirma Bernstein. «Ibas de tu oficina a una reunión y volvías a tu oficina o te ibas a casa. Pero la tecnología ha cambiado todo eso. Estas tecnologías, siempre activas, permanentemente conectadas, se traducen en que siempre estamos en constante interacción con los demás».

Todos estos estudios cuestionan nuestras suposiciones sobre cómo colaboramos y nos comunicamos, tanto en persona como digitalmente. Y las lecciones que ofrecen son válidas en ambos sentidos.

Así pues, aunque los cambios en el ecosistema del espacio de trabajo probablemente se traduzcan en un mayor papel de la oficina como escenario principal para la colaboración y la serendipia, hay que tener en cuenta esa justa medida. Es posible exponer a las personas a demasiadas interacciones en una oficina, de tal manera que no mejoremos necesariamente su potencial de colaboración aumentando el número de veces que se cruzan o se escuchan.

Además, muchas personas seguirán utilizando la oficina como espacio para el trabajo concentrado, debido a sus circunstancias, sus preferencias personales o la naturaleza de su trabajo.

Como suele ocurrir, la solución pasa por encontrar el equilibrio adecuado. Esto es igual de cierto en el espacio físico como en el digital, por lo que seguirá siendo esencial nuestra comprensión del papel del trabajo y los diferentes modelos de diseño de oficinas.

Comunicarse y colaborar eficazmente como parte de un equipo significa crear tiempo y espacio para estar solo a veces. Una oficina bien diseñada permitirá a las personas hacer exactamente eso como parte de una cultura laboral que aprovecha el potencial de las herramientas y los espacios digitales. No se trata de un juego de suma cero, casa contra oficina, sino de un juego en el que damos a las personas la posibilidad de tomar las decisiones correctas para ellas y para la organización en cada momento.

El tema de la colaboración se explora con más detalle en la última edición de Sedus Insights.