Sobre productividad, bienestar y gorilas

Podemos afirmar, como una verdad universal, que los seres humanos son el producto de su entorno. Ese es el motivo por el que hay tanta diversidad física, social y cultural. Como afirmaba el filósofo José Ortega y Gasset, «yo soy yo y mi circunstancia, y si no la salvo a ella no me salvo yo». Esto es aplicable a todos los aspectos de nuestro entorno, desde el paisaje en el que vivimos hasta nuestras oficinas, casas y ciudades, pasando por el aspecto más íntimo de nuestro entorno, el mobiliario. Por ponerlo en palabras del escritor J. G. Ballard, «nuestro mobiliario constituye una constelación externa de nuestra piel y de nuestras posturas corporales».

En los últimos 60 años en particular, vista la proliferación de las tecnologías de la información y sus efectos en nuestras vidas, la gente ha comenzado a cuestionarse cada vez más qué esperan de sus oficinas o incluso por qué necesitan en realidad una oficina. Y es precisamente a través de este cuestionamiento que hemos llegado a una nueva comprensión de lo que aporta el espacio físico exactamente a las organizaciones y a las personas que trabajan para ellas.

Pintalabios y gorilas

Así pues, las empresas se centran cada vez más en factores como la estética, pero también en la eficiencia del espacio, la gestión del conocimiento, la identidad corporativa o la rotación, la productividad y la retención del personal. Y la razón por la que se preocupan por estos temas es porque entienden el impacto que tienen no solo en el bienestar y la productividad de las personas, sino también en la forma en que afectan a la salud del negocio.

Naturalmente, la mayoría de los gestores y diseñadores de espacios de trabajo tienen un entendimiento más sofisticado de las interacciones entre el edificio, la organización, las personas que trabajan para ella y la tecnología que utilizan. Ya contamos con estudios, conocimientos, experiencias y ejemplos que nos permiten entender cómo crear los mejores espacios de trabajo posibles. El truco es no caer en la trampa de creer que diseñar es como «pintarle los labios a un gorila», por ponerlo en palabras del famoso diseñador Dieter Rams.

La sutileza del diseño del espacio de trabajo tiene muchas menos probabilidades de ser un factor motivador si la cultura de la organización y otras condiciones de trabajo no siguen la misma línea. Del mismo modo, no podemos pasar por alto el hecho de que muchas personas puedan ser felices trabajando para una buena empresa en un trabajo que disfrutan en lo que hoy en día percibimos como un ambiente de trabajo pobre. Si bien, por supuesto, el escenario ideal es aquel en el que todas las piezas encajan (un buen trabajo en una buena empresa, en un entorno laboral motivador), las empresas tienen que tomar la iniciativa para establecer la cultura de trabajo de su organización, teniendo en cuenta la variedad de restricciones económicas o físicas que dificultan su visión.

El vínculo entre diseño y productividad

Una cosa de la que podemos estar seguros es del vínculo directo entre la productividad y el diseño y la gestión del espacio de trabajo, si bien que los altos directivos acepten este axioma supone un reto constante. En teoría, este debate ya debería haberse superado, dado el volumen de constataciones que existe ya tanto en la investigación académica como en los terrenos más mundanos, pero quizás más convincentes, de la experiencia personal. Es por ello que debemos reconocer que, en cierto modo, todo el mundo sabe que existe un vínculo entre nuestro entorno y nuestro bienestar y felicidad; de lo contrario, no solo seguiríamos todos tan contentos viviendo en cuevas, sino que lo único que haría que los empleadores ofrecieran puestos de trabajo decentes a los empleados sería la gran amenaza de la legislación.

Lo que vemos en la práctica es que la gran mayoría de las personas trabajan en lugares de trabajo muy buenos, sino excepcionales, y que sus empresas les proporcionan un grado justo o bueno de confort, luz natural, aire fresco y control sobre cómo trabajan, junto con todas esas otras características de la oficina contemporánea que damos por sentadas.

Sin embargo, si aceptamos esto como cierto, ¿por qué sigue habiendo una necesidad constante de convencernos a nosotros mismos y a los altos directivos? ¿Por qué el diseño y la productividad de la oficina son temas recurrentes tanto en los medios de comunicación como en los foros online? Si partimos de que el argumento principal ya ha sido probado más allá de toda duda razonable, la única respuesta puede ser que hay otro punto más interesante detrás de todo esto, a saber, cierto tipo de percepción de que el diseño y la gestión de las instalaciones no son necesariamente algo que deba ocupar demasiado tiempo.

Esto es contrario a toda la evidencia. Nuestra búsqueda para determinar la naturaleza de la relación entre la oficina y el rendimiento se remonta a los años 20, con los famosos experimentos de Hawthorne. Las investigaciones de Frederick Hertzberg en 1966 parecieron demostrar que el espacio de trabajo era un factor de higiene, es decir, que un espacio de trabajo pobre era un factor desmotivador, pero un buen lugar de trabajo no era necesariamente un factor motivador importante (algo que merecería un artículo aparte). Desde entonces, sin embargo, se ha llevado a cabo una gran cantidad de investigaciones que ofrecen una imagen más sofisticada de la compleja relación que tenemos con nuestro entorno.

Caso cerrado

La cuestión es, francamente, incontrovertible. Como también lo es el argumento empresarial de ir más allá de lo que exige la legislación y ofrecer una solución basada en lo que es mejor para las personas que trabajan para la organización. Las pequeñas inversiones en diseño, equipamiento, gestión y cultura de trabajo pueden producir efectos enormemente importantes sobre la productividad, el bienestar y la captación y retención de personal. Incluso en la a veces descuidada especialidad del diseño de interiores de oficinas, la cantidad de dinero que diferencia una decisión entre dos posibles opciones puede ser muy significativa. Por tomar solo un elemento, un modelo de retorno de la inversión bastante simple demuestra que una inversión en asientos ergonómicos y formación tiene un plazo de amortización de semanas en lugar de meses. Para los trabajadores con honorarios por horas, como los bufetes de abogados, es probable que el plazo de amortización sea de días o incluso horas.

Así pues, lo que nos queda es el problema de la percepción, que es lo que deberíamos abordar, no buscar más pruebas de algo que es bastante evidente. Entonces, ¿cómo lidiamos con esto? Bien, decirlo es una cosa. Demostrarlo es otra muy diferente. Los medios de comunicación hacen un buen trabajo al compartir experiencias dentro del sector, pero siempre hay espacio para aprender de lo que otras personas han hecho. Esto es particularmente potente cuando se puede ver lo que está sucediendo con organizaciones que tienen retos similares a los nuestros, ya sea porque están en el mismo sector, tienen inmuebles similares o se enfrentan a los mismos problemas a la hora de crear un diseño de oficina que logre todo lo que nos gustaría que lograse.

Los mejores estudios de investigación generalmente contemplan una lista de variables complejas que deben abordarse para obtener los resultados deseados en términos de bienestar y productividad. No es fácil, pero vale la pena. Igualmente importante es no solo qué producto se especifica para tratar un aspecto concreto de la productividad, sino cómo se aplica, percibe y gestiona. Si somos capaces de transmitir estos mensajes, en toda su complejidad y sofisticación, es posible que finalmente lleguemos a un punto en el que podamos ganar un debate que, en realidad, lleva años superado. Esto exigirá un enfoque complejo y holístico del diseño de oficinas que tenga en cuenta todos los factores que hacen que un espacio de trabajo sea productivo.