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Sobre salas de reuniones, colaboración y productividad

Las salas de reuniones son el corazón de la oficina moderna, espacios donde todos los miembros de la empresa pueden colaborar cómodamente, compartir ideas y reforzar la cultura corporativa.

Si bien el mobiliario de las salas de reuniones es un elemento que a menudo se pasa por alto, es un factor fundamental para fomentar una reunión productiva. En este artículo nos adentraremos en los detalles de estos espacios multifuncionales y en cómo el mobiliario adecuado para las salas de reuniones puede cambiar las reglas del juego.

Salas de reuniones modernas

¿Por qué son necesarias las salas de reuniones?

Para muchos de nosotros en 2020, los cuartos de estar se convirtieron en salas de reuniones virtuales improvisadas. Aun así, la demanda de salas de reuniones y mobiliario acorde en los espacios de trabajo sigue aumentando.* Incluso con un modelo de trabajo híbrido, nada puede sustituir a las salas de reuniones como lugares para desarrollar ideas, innovación y una cultura corporativa compartida.

Privacidad

En la oficina, es más que probable que haya necesitado discutir un tema confidencial lejos de oídos indiscretos. Una sala de reuniones bien diseñada es una solución perfecta para mantener la información a salvo de miradas indiscretas. El uso de una sala de reuniones (incluso de habitáculos independientes como los de la familia se:cube) también puede minimizar las distracciones para otros trabajadores que necesitan un entorno de oficina tranquilo fuera de la sala de reuniones.

Productividad

Las salas de reuniones proporcionan una vía de escape de una mesa desordenada o de un área de coworking. En estas salas uno puede concentrarse en temas puntuales, presentaciones o ideas sin distracciones. Initial Hygiene UK descubrió que el 57% de los empleados encuestados se sienten más motivados y tienen una moral más alta cuando su espacio de trabajo está limpio.** Un espacio de reunión, por naturaleza, es un lugar para la motivación y la productividad en un entorno de trabajo en grupo. A menudo están ordenados y despejados, sin ruidos que puedan menoscabar la productividad de los asistentes a la reunión.

Comodidad

Si hay que buscar el lugar adecuado para reunirse, se pierde impulso. Una sala de reuniones y su mobiliario pueden proporcionar una solución rápida, sencilla y cómoda para comunicarse de forma eficaz.

Espacio

Con el inicio de la pandemia, empezamos a utilizar nuestros espacios de forma diferente, tanto en nuestra vida personal como en la profesional. Por necesidad, nuestros despachos personales, cuartos de estar, dormitorios y cocinas se convirtieron en nuestras salas de reuniones virtuales. Pero un espacio bien diseñado y específico, reservado para las conversaciones en persona, puede ser mucho más eficaz que una reunión virtual con zoom.

Uno se puede comunicar mejor con un tono, una intención, un lenguaje corporal y ayudas visuales más claros en un espacio de reunión real. También puede evitar los molestos problemas y contratiempos que conlleva la tecnología. Por ejemplo, conexiones inestables, asistentes silenciados o que no encienden sus cámaras, o cualquier otro tipo de fallo tecnológico. La comunicación cara a cara es la mejor y más clara manera de comunicarse con un equipo de forma eficaz.

Salas de reuniones modernas

 

¿Cómo se debe amueblar una sala de reuniones?

No todas las empresas tienen las mismas necesidades en lo que respecta al mobiliario de reuniones. Una empresa que produce tecnología para videojuegos necesitará un mobiliario diferente al de un despacho de abogados. Sin embargo, algunos aspectos son similares en cualquier espacio de reunión.

Salas de reuniones: También llamadas salas de conferencias, este tipo de espacios debe estar amueblado para adaptarse a muchos propósitos. Deben estar disponibles para que cualquiera pueda reservarlas para colaborar con otros miembros del equipo, clientes o visitantes. Deben disponer de mesas de reuniones rodeadas de sillas o asientos alternativos. De este modo, los asistentes pueden comunicarse eficazmente y ver todo lo que se presenta.

Algunas empresas necesitan más flexibilidad que otras en lo que respecta a las salas de reuniones. Por ejemplo, suponga que tiene una gran empresa que emplea a docenas de trabajadores en una sola oficina. En ese caso, es posible que su sala de reuniones deba contar con asientos apilables adecuados para presentaciones y debates al estilo de seminarios.

Otras empresas se reúnen para estimular la creatividad y, para ello, equipan las salas de reuniones con pizarras blancas, pizarras inteligentes, grandes blocs de notas u otras herramientas de brainstorming. Estos espacios informales también pueden ser más relajados, con distintos estilos de asientos, mesas de oficina y zonas de descanso.

Mobiliario de sala de juntas: Estos espacios suelen ser más formales. Aquí es donde se reúnen los miembros del consejo de administración, los ejecutivos y los «altos cargos» de una empresa. Es posible que haya micrófonos, pantallas de vídeo o estaciones de conexión para ordenadores portátiles integrados en las mesas de la sala de juntas para adaptarse a las necesidades de los usuarios. En cuanto al asiento, esta guía le ayudará a elegir el más adecuado.

Cómo mejorar una sala de reuniones

En pocas palabras: la clave de una buena sala de reuniones es elegir el mobiliario de oficina adecuado. Pero antes de empezar a comprar mesas de conferencias, hágase algunas preguntas sobre el espacio. ¿Qué tipo de reuniones se celebran en la sala? ¿Será principalmente un lugar para hablar con nuevos clientes, celebrar sesiones de brainstorming o para compartir las novedades de la empresa?

Hable con otras personas que trabajen en la empresa y que vayan a utilizar la sala de reuniones con mayor frecuencia. Ellos serán los que mejor conozcan sus necesidades en cuanto a mesas de reuniones, asientos, equipamiento, colores y estilo.

Cuando elija los colores, estilos y tamaños del mobiliario, recuerde que cada aspecto transmite un mensaje. Una mesa redonda puede comunicar un ambiente de equipo en el que todos son iguales. Una mesa grande y rectangular puede transmitir el mensaje de que existe una cadena de mando definida.

El uso del color también es una forma potente de mejorar una sala de reuniones con un esfuerzo mínimo. Los espacios de colaboración y trabajo ágil suelen utilizar colores más vivos y brillantes para inyectar energía y creatividad. En cambio, las zonas de trabajo concentrado optan por tonos más suaves y apagados, como el azul y el morado.

Elegir el mobiliario adecuado para las salas de reuniones

En lo que respecta al mobiliario para salas de reuniones, Sedus dispone de una amplia gama de mesas, sillas y soluciones de oficina que se adaptan a las necesidades de su empresa. Consulte nuestros galardonados productos y recursos para que su empresa pueda empezar a utilizar los espacios de colaboración a pleno potencial.

* Las salas de reuniones están en auge, a medida que más personas vuelven a la oficina

** Desorden y productividad de los empleados: los empleados desorganizados pueden costarle a la empresa hasta un 10% del salario de los directivos

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