Un buen diseño de oficina fomenta las interacciones y las buenas ideas

Uno de los últimos artículos de WHAT’S UP? trataba sobre el importante papel del diseño de oficinas en relación con la maximización del bienestar individual y la colaboración. Aunque disponemos de sofisticadas tecnologías de comunicación y colaboración, al final siempre resulta que la mejor (y a veces única) forma de alimentar ciertos comportamientos e ideas se da en el espacio físico.

Sin embargo, esto no solo se aplica al intercambio de información y al desarrollo de las relaciones entre los empleados. Como demuestran dos estudios recientes de investigadores holandeses de la Rotterdam School of Management, la proximidad y el diseño de oficinas también son esenciales para desarrollar estándares éticos en una empresa y para mejorar la experiencia de los clientes, incrementando así la rentabilidad y la competitividad de una empresa.

La interacción entre directivos y empleados

Según un estudio publicado en el Journal of Management y dirigido por un equipo de la Rotterdam School of Management, la Universidad Erasmus y la Universidad de Cambridge, la tendencia de los directivos a reflejar los estilos y comportamientos de liderazgo de sus superiores está estrechamente relacionada con la proximidad física. Por el contrario, los directivos que son tratados injustamente por sus superiores, tratarán a sus empleados de manera más justa si se encuentran más lejos (en su propia oficina o edificio) de los primeros. Los investigadores, dirigidos por el Dr. Gijs van Houwelingen, afirman que la distancia física es una forma de «aislamiento» de las influencias del comportamiento poco ético e injusto.

Según el informe, la distancia se refiere a la proximidad o la lejanía física. Esto incluye, por ejemplo, compartir una oficina, sentarse en mesas adyacentes, permanecer en el mismo piso, en el mismo edificio o en un nivel jerárquico equivalente. También puede referirse a la distancia psicológica o social; tener empatía por alguien, poder relacionarse con esa persona o sentirse parte del mismo equipo. Las investigaciones confirman que la distancia física y mental a menudo están estrechamente relacionadas. El estudio también confirma que el escenario ideal es aquel en el que los niveles de dirección son ejemplo de buena conducta y equidad, y que la oficina está diseñada para que cada nivel de la organización trabaje en estrecha proximidad psicológica y física para asegurar que este comportamiento se convierta en parte de la identidad corporativa.

El diseño de las oficinas de Sedus

Un vistazo a la nueva Sedus Smart Office demuestra lo que esto significa: los puestos de trabajo están dispuestos de tal manera que los departamentos están cerca unos de otros y las distancias entre ellos son cortas. Los despachos individuales y herméticamente cerrados son cosa del pasado. Los ejecutivos se sientan directamente con sus equipos, el contacto con la junta directiva también se mantiene transparente. Las estructuras abiertas transmiten un sentimiento de unión, tanto entre colegas como entre departamentos.

La conexión con el espacio digital

Mientras que este estudio confirma la relación entre el espacio de trabajo mental y físico, el segundo estudio, «The Distance Dilemma: the effect of flexible working practices on performance in the digital workplace», examina la relación entre la oficina analógica y los espacios digitales donde trabajan las personas. La conclusión: en una época de trabajo flexible, el espacio de trabajo digital es tan importante como la oficina física. Las empresas que crean espacios, tecnologías y redes que se centran en promover una mayor colaboración rinden mejor que sus competidores directos. También muestran un mejor nivel de retención del talento y un liderazgo con gran capacidad de reacción.

Este segundo estudio, dirigido por Nick van der Meulen, de la Rotterdam School of Management, Universidad Erasmus (RSM) y el MIT Center for Information Systems Research (CISR), analizó cinco indicadores, entre los que se incluyen el crecimiento de la cuota de mercado, el crecimiento de los beneficios y la satisfacción de los empleados, con el fin de examinar su relación con culturas de trabajo específicas.

La encuesta entre 313 empresas mostró que las empresas de mayor rendimiento confían más en sus empleados, les ofrecen más autonomía y también tienen un enfoque integrado y a nivel de toda la empresa para aumentar la retención de empleados en el espacio físico y digital. Van der Meulen explica que esta conectividad es fundamental para que los empleados puedan ofrecer las mejores experiencias e ideas posibles a los clientes. Lo más importante es que los empleados tomen decisiones para la satisfacción del cliente. En otras palabras, un entorno de trabajo físico y digital diseñado para una experiencia de colaboración e integración de los empleados permite ofrecer soluciones complejas a los clientes.

Las empresas de alto rendimiento y los directivos más orientados al futuro formulan una visión que vincula el diseño de oficinas con los objetivos estratégicos de la organización. Fomentan la experimentación con nuevos enfoques de trabajo, tienen una alta tolerancia al fracaso de nuevas ideas y ofrecen oportunidades de aprendizaje continuo. Dan a sus empleados la confianza para actuar con flexibilidad y tomar sus propias decisiones. Para la empresa, esto significa siempre ser más competitiva y estar más dispuesta a aprender e innovar en su conjunto. Por lo tanto, la función de la oficina también está clara: debe ser solo el escenario, no la obra en sí.

Cinco claves sobre el diseño de oficinas:

• Es más probable que los empleados reflejen el comportamiento de sus superiores cuando trabajan físicamente cerca de ellos.
• Si a nivel directivo se demuestra imparcialidad y buena conducta, esto se convertirá en la identidad de la empresa más fácil y rápidamente.
• La distancia o proximidad mental y física están estrechamente relacionadas.
• El equilibrio del espacio digital y analógico es importante para las buenas ideas, la lealtad de los empleados y el liderazgo receptivo en una empresa.
• Las empresas de alto rendimiento confían más en sus empleados y ofrecen más autonomía y flexibilidad.