Un gran diseño de la oficina va de la mano de mejores ideas y una actitud ética

Ya hemos informado antes en What’s Up sobre el importante papel del diseño de la oficina en el fomento del bienestar individual y en la colaboración entre las personas. Sin embargo, por sofisticadas que sean las tecnologías de colaboración que tenemos a nuestra disposición (como hemos comprobado durante el confinamiento), al final resulta que determinados comportamientos e ideas pueden promoverse mejor (o solo) en el espacio físico.

Esto va más allá de cómo intercambiamos información y establecemos relaciones con los compañeros de trabajo. Como demuestran dos estudios recientes de investigadores holandeses de la School of Management de Róterdam, la proximidad física y el diseño de la oficina también resultan esenciales como medio para desarrollar normas éticas en la empresa y de mejorar la experiencia de los clientes y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad y la competitividad de la firma.

Según el primer estudio, publicado en el Journal of Management y realizado por un equipo de la School of Management de Róterdam, la Universidad Erasmus y la Universidad de Cambridge, la propensión de los mandos intermedios a reflejar los estilos de gestión y las actitudes y comportamientos éticos de sus superiores está estrechamente vinculada a su proximidad física.

Por el contrario, aquellos mandos intermedios que son tratados injustamente por sus jefes, tratarán a sus empleados de manera más justa si están basados en oficinas o edificios diferentes a los de sus propios superiores. Los investigadores, dirigidos por el Dr. Gijs van Houwelingen, afirman que la distancia física proporciona una forma de «aislamiento» contra la influencia del comportamiento poco ético y la injusticia.

Según el informe, la distancia se refiere a la proximidad o lejanía física como compartir una oficina, sentarse en mesas adyacentes, estar en el mismo piso o en el mismo edificio o en un nivel jerárquico equivalente. También puede referirse a la distancia psicológica o social; sentir empatía por alguien, ser capaz de relacionarse con esa persona o sentirse parte del mismo equipo. La investigación confirma que la distancia física y la psicológica suelen estar estrechamente interrelacionadas.

El estudio confirma que el escenario ideal es aquel en el que la alta dirección tiene un comportamiento ético y justo y la oficina está diseñada de tal manera que cada capa de la organización trabaja en estrecha proximidad psicológica y física para asegurar que esta conducta se convierta en parte del ADN de la organización.

El vínculo con el espacio digital

Mientras que este estudio confirma el vínculo entre el espacio de trabajo cultural y físico, el segundo explora el vínculo entre la oficina y los espacios digitales en los que trabajan las personas. Concluye que, en una era de trabajo flexible, en la que el lugar de trabajo digital es tan importante como la oficina física, las organizaciones que crean espacios, tecnologías y redes centradas en el fomento de un trabajo más colaborativo, obtienen mejores resultados que sus competidores directos, así como mejores niveles de conectividad de los empleados y un liderazgo receptivo.

El estudio, The Distance Dilemma : the effect of flexible working practices on performance in the digital workplace (El dilema de la distancia: el efecto de las prácticas de trabajo flexible en el rendimiento en el espacio de trabajo digital), dirigido por Nick van der Meulen de la School of Management de Róterdam, la Universidad Erasmus (RSM) y el Centro de Investigación de Sistemas de Información (CISR) del MIT, examinó cinco indicadores, entre ellos el crecimiento de la cuota de mercado, el crecimiento de los beneficios y la satisfacción de los empleados para explorar su correlación con culturas de trabajo específicas.

La encuesta a 313 organizaciones mostró que las empresas de alto rendimiento muestran más confianza en los empleados, les ofrecen una mayor autonomía y cuentan con un enfoque integrado a nivel de toda la empresa para una mayor conectividad de los empleados tanto en el espacio físico como en el digital.

«La conectividad construida a través de silos y no de forma aislada es fundamental para que los empleados puedan ofrecer experiencias fluidas a los clientes», explica van der Meulen. «El resultado final es que se capacita a los empleados a tomar decisiones que optimizan la experiencia del cliente y su trabajo».

En otras palabras: un entorno de trabajo físico y digital diseñado para una experiencia colaborativa e integrada de los empleados posibilita el desarrollo de soluciones más complejas a los clientes. Además, los líderes de las empresas de alto rendimiento facilitan, en lugar de dirigir, la forma en que las personas utilizan el espacio de trabajo.

Articulan una visión que vincula el diseño de la oficina con los objetivos estratégicos de la organización. Fomentan la experimentación con nuevos enfoques de trabajo, tienen una gran tolerancia al fracaso de las nuevas ideas y ofrecen oportunidades de aprendizaje continuo. En otras palabras, la oficina es siempre el escenario y no la obra en sí misma.

En lo que respecta al estilo de liderazgo, los directivos más eficientes adoptan un enfoque en el que confían en que sus empleados decidan cuándo, dónde y cómo trabajar mejor, quizás ofreciéndoles una serie de espacios diseñados democráticamente y permitiéndoles luego tomar sus propias decisiones sobre cómo utilizarlos. Se permite al personal ser flexible, y toda la organización se vuelve más competitiva y mejor en el aprendizaje y la innovación. Algo a tener muy en cuenta ahora que retornamos a las oficinas.