La conférence Open Space : un concept novateur tourné vers l’avenir

Discours interminables, participation limitée, ordre du jour figé : tout cela est un peu poussiéreux ! À l’ère de la transformation numérique, une conférence doit offrir davantage que des connaissances d’experts et des présentations thématiques. Pour éviter que les participants s’ennuient au point de s’endormir sur leur siège, une méthode novatrice s’impose, qui est déjà bien établie dans les secteurs de la banque, de la finance et de l’informatique : la conférence Open Space, encore appelée Forum Ouvert en français. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir cette approche efficace de la coopération de demain.

Repenser la journée de conférence : le concept Open Space

Une conférence classique suit pratiquement toujours le même ordre du jour. L’organisateur invite tous les participants à s’asseoir, on diminue l’intensité de la lumière, puis commence une série d’exposés. Dans ce format, les contenus et les informations pertinentes concernant l’entreprise sont présentés de manière frontale et sous forme de monologue. Le participant est cantonné au rôle d’auditeur. À la fin, il rentre chez lui après avoir reçu des informations plus ou moins solides éventuellement étayées par quelques documents à emporter.

Si les participants sont nombreux ou qu’il s’agit d’un évènement de grande ampleur, cette forme de conférence est peut-être recommandée. Toutefois, ce que chacun retient des informations communiquées est souvent plutôt limité et commence déjà à s’envoler au moment de se lever pour partir. Pourtant, il est possible de procéder autrement : le Forum Ouvert est une démarche participative dans laquelle le participant devient lui-même conférencier, passant du statut d’auditeur passif à celui de partenaire actif. La journée de conférence s’apparente ainsi davantage à un atelier.

Dans l’approche Open Space, les participants forment un groupe de travail interdisciplinaire : ils partagent leurs expériences, répondent aux questions, relèvent des défis, s’entraident. Afin d’aborder les thèmes de manière ciblée et collective, une conférence Open Space s’organise également de manière autonome. Il est possible de décider librement à quelles sessions thématiques on souhaite participer pour engager la discussion en mettant à profit son expertise. Cette idée repose sur une découverte intéressante.

Contexte historique de la méthode Open Space

Harrison Owen, prêtre et militant des droits civiques bien connu aux États-Unis, a constaté un phénomène étonnant lors de ses réunions stratégiques : les périodes apparemment improductives et non structurées offraient un potentiel incommensurable pour l’organisation d’actions de plus grande ampleur, par exemple une manifestation de protestation. C’est notamment pendant la pause café ou lors de courts intermèdes ou de rassemblements informels que les meilleures idées émergeaient.

Sur la base de ces observations, dans les années 1980, plusieurs entreprises du monde de la finance et du secteur informatique alors en plein essor ont développé la méthode Open Space : une conférence spécialisée sous forme de journée d’atelier, avec des informations de première main et accessibles à tous, bref une simplification pratique de l’ordre du jour figé. Parallèlement, une tendance s’est imposée : même lors de grandes manifestations classiques avec de nombreux participants, plusieurs longues pauses « rafraîchissement » sont maintenant expressément prévues pour favoriser le partage d’expertise.

Déroulement de la méthode Open Space

En raison de son approche ouverte, la conférence Open Space peut prendre un cours très différent et être axée sur des thèmes très divers. Toutefois, pour mettre en œuvre la méthode Open Space de manière rigoureuse, il convient de suivre systématiquement le programme suivant.

• Accueil des participants par l’organisateur et présentation du déroulement :
  Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Combien de temps ? Autre(s) élément(s) ?
• Définition du thème central ou de l’éventail des sujets abordés :
  une thématique n’est pas nécessairement prédéfinie pour toutes les conférences Open Space. Un cadre est également souvent fixé pour la manifestation.
• Présentation des participants :
  davantage recommandée pour un Forum Ouvert interne à l’entreprise que pour une manifestation publique réunissant un grand nombre de participants.
• Aperçu des thèmes et introduction :
  grâce à une présentation succincte, vous pouvez capter l’attention de tout le groupe de manière brève et concise. Parallèlement, il est possible de disposer sur un mur tous les sujets complémentaires possibles en utilisant des fiches de différentes tailles selon leur importance.
• La « place du marché » est le lieu central le jour de la conférence :
  c’est là que les sujets proposés sont triés et classés dans des catégories. Il en découle un ordre chronologique, associé aux différentes salles et surfaces. Petit conseil : le recours à des « listes d’inscription » peut s’avérer utile si les participants sont nombreux.
• Partage d’expertise dans les groupes thématiques :
  l’organisation des priorités pour toute question, démarche ou idée incombe à 100 % aux participants.
• Compte rendu des résultats :
  l’élaboration des réponses, connaissances et décisions doit systématiquement être documentée pour pouvoir en proposer un résumé pour discussion à la fin de la conférence Open Space.
• Perspectives :
  Que faire des résultats ? Où sont-ils éventuellement déjà intégrés dans les domaines opérationnels ? Après la conférence, il convient de diffuser dans l’entreprise les résultats de la méthode appliquée. Par ailleurs, la question suivante se pose peut-être déjà : comment organiser le prochain Forum Ouvert ?

Forum Ouvert interne : Sedus fabrique le mobilier adapté à la méthode

Organiser un Forum Ouvert interne à l’entreprise nécessite une préparation à plusieurs niveaux. Comment enthousiasmer les collaborateurs pour cette méthode ? Quels arguments utiliser pour convaincre la direction, et ce, même si les résultats ne sont pas acquis d’avance ? Qui est l’organisateur interne de cette conférence spécialisée d’un genre inhabituel ? Et enfin : quel rôle peut ou doit jouer le mobilier dans ce cadre ?

Sedus est fabricant de mobilier de bureau depuis 1871. Au cours des 150 ans d’histoire de notre entreprise, nous avons toujours favorisé l’innovation dans le secteur du mobilier de bureau, de conférence et de collectivité « Made in Germany ». C’est ce que nous faisons aussi avec la méthode Open Space. Du siège flexible à la grande table de conférence, nous avons créé des meubles très variés, adaptés aux formes modernes de coopération et à la collaboration de demain.

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