Freedom of Choice

Waardering voor medewerkers door een aantrekkelijke werkomgeving

Hoe kunnen inrichtingsoplossingen voor de werkomgeving van de toekomst worden ontwikkeld, die welbevinden, tevredenheid en samenwerking bevorderen? Met name in het kader van de bedrijfsgezondheidszorg spelen werkomgevingen een rol waarbij rekening wordt gehouden met wezenlijke processen, waardering van de kant van het bedrijf en ergonomische aspecten.

Voor de Europese kantoormeubilairfabrikant Sedus Stoll AG zijn bij de aanpak van productinnovaties de actuele aspecten van de werkomgeving doorslaggevend: door de digitale revolutie verandert de wereld tegenwoordig sneller en ingrijpender dan ooit tevoren. Dat is vooral van invloed op de manier waarop wij communiceren en de nieuwe manier waarop we contacten onderhouden en samenwerken. Kennis kan vandaag de dag eenvoudiger worden gedeeld en een trend die wegvoert van het zuiver materialistische bezitsdenken naar een opener manier van denken en handelen leidt tot nieuw samenwerkingsgedrag. Levensstijlen worden daarmee flexibeler en veranderlijker dan in het verleden. Daar komt een groeiend bewustzijn voor de eigen gezondheid en de daarmee verbonden eigen verantwoordelijkheid bij. Nieuwe groeperingen en organisatievormen zorgen voor een gemeenschapsgevoel en versterken hun saamhorigheid door eigen rituelen te creëren en zich te identificeren met hun culturele en symbolische waarden. Wat is de gemeenschappelijke noemer van de meeste innovatieve werkomgevingen?

Het kantoor van de toekomst speelt in op de behoeften en verwachtingen van verschillende generaties die met elkaar samenwerken. Daartoe behoren naast wezenlijke ergonomische aspecten ook de vrijheid om te beslissen waar, hoe en hoelang aan een taak wordt gewerkt en de garantie van meer ruimte om te handelen, waardoor de tevredenheid onder het personeel aantoonbaar toeneemt. Werkomgevingen moeten voldoen aan vier wezenlijke basiseisen: concentratie, communicatie, samenwerking en afzondering.

• Geconcentreerd werken
• Informeel werken
• Teamwork
• Informele ontmoeting
• Vertrouwelijkheid
• Ontspanning
• Training en presentatie
• Bespreking en vergadering

Conclusie: het kantoor sterft niet uit! Integendeel: voor de emotionele binding van de medewerkers en als manier om hun waardering te uiten geven bedrijven met aantrekkelijke werkomgevingen en prettige arbeidsomstandigheden een belangrijk teken af. Competente medewerkers kiezen de bedrijven waarvoor ze willen werken net als vroeger op basis van de voordelen die de baan naast de financiële vergoeding biedt. Sommige pluspunten van werkgevers zijn immaterieel: de organisatie van het privéleven is vaak gecompliceerd. Komt de werkgever zijn medewerkers tegemoet door hen veel flexibiliteit te bieden, dan resulteert dat in een grotere tevredenheid en minder uitval door ziekte of burn-out. Op lange termijn is deze aanpak dus buitengewoon kostenefficiënt. Kantoorgebouwen en -verdiepingen zullen voor de bedrijven en hun zeer flexibel en mondiaal opererende medewerkers een steeds belangrijkere rol gaan spelen als identiteit creërende ruimte. De ondernemingscultuur krijgt hier een plaats – met name in kantoorlandschappen die als een geheel worden ontworpen en in de oppervlakken die vooral aan projectwerk, dat wil zeggen, de tijdelijke communicatieve interactie, zijn gewijd. Zo ontstaat ‘productief welbevinden’, dat de efficiëntie van een bedrijf vergroot.

Het kantoor is tegenwoordig een van de plekken in het leven van een mens die het meest aan veranderingen onderhevig zijn. Juist daarom moet het zijn gebruikers recht doen, met name wanneer veranderingen in de context van een bedrijfsoverstijgend veranderproces gerealiseerd moeten worden. Ieder bedrijf werkt volgens andere bedrijfsmodellen, heeft andere werkzaamheden en processen, die zich idealiter weerspiegelen in de kantoorlay-out. Sedus biedt als een van de toonaangevende complete aanbieders in de kantoormeubelindustrie voor iedere toepassing een scala aan oplossingen, die samen met de klanten worden uitgewerkt.

Geconcentreerd werken

Enkele werkplekken of cellenkantoren moeten niet uitgesloten worden van het totaalconcept, want al naargelang het werk dat daar wordt verricht, zijn ze uiterst zinvol. Degenen die in een open space en in teamwerkplekken werken, moeten een plek hebben waar ze zich kunnen afzonderen om geconcentreerd te kunnen werken. Gemiddeld besteden werknemers altijd nog de helft van hun werktijd aan geconcentreerd zelfstandig werken. Dat vereist afstand en akoestische bescherming.

Informeel werken

Voor momenten waarop medewerkers hun bureautafel verlaten en ongedwongen op een andere plek verder werken. Daarbij kan de medewerker alleen zijn, maar kan er ook interactie zijn met anderen. De ongedwongen sfeer van het ‘informele solo’ kan uitnodigen tot communicatie, maar dat hoeft niet.

Vertrouwelijkheid

Kantoren zonder wanden hebben het nadeel dat er minder privacy is. Voor discrete en soms dringende privételefoontjes moeten er dus ook akoestisch uitgeruste zones zijn. In een steeds soepelere overgang tussen werk en privé moet dit eigenlijk voor zich spreken.

Ontspanning

Lounge- en relaxgebieden bieden afwisseling van de bureautafel. Ook is dit een plek waar collega’s elkaar buiten het team om, als het ware in een interdisciplinair kader, ontmoeten. Deze ruimten en oppervlakken zijn dan ook erg geliefd en bevorderen de communicatie. Uiteraard zijn ze ook geschikt voor korte besprekingen of informele ontmoetingen met klanten.

Informele ontmoeting

Medewerkers zoeken mogelijkheden om elkaar te ontmoeten, om op een ongedwongen en ongeplande manier informatie uit te wisselen en daarmee ook het groepsgevoel te versterken. Kantines, lobby’s en ontspanningsruimten zijn de ontmoetingspunten waar dat allemaal gebeurt. Een natuurlijk vormgegeven omgeving zorgt ervoor dat iedereen zich nog prettiger voelt. Ook zones voor de kantoorinterne infrastructuur hebben een vergelijkbare functie. Op deze kruispunten ontmoet men elkaar vaak toevallig en raakt men aan de praat over arbeidsrelevante onderwerpen.

Training en presentatie

In de kennissamenleving is een regelmatige georganiseerde en formele kennisuitwisseling nodig. Hoewel in opleidingsruimten speciale en vaak technisch complexe instrumenten en uitrustingen nodig zijn, laat onderzoek zien dat zelfs in innovatieve kantoren het traditionele, klassikale lesgeven nog wordt toegepast. Verplaats- en veranderbare meubels zorgen voor meer flexibiliteit, doordat configuraties en instellingen op actuele en individuele behoeften kunnen worden afgestemd.

Teamwork

Veel ondernemingen beschikken over speciale ruimten waarin de medewerkers hun creativiteit gemakkelijker kunnen ontplooien. Zo wordt innovatie en efficiënter werken aan projecten mogelijk gemaakt. De werkvorm ”brainstormsessie” omvat alle tijdelijke werkwijzen en vereist het beschikbaar stellen van een fysieke ruimte naast uitrusting en meubels.

Besprekingen en vergaderen

Voor discrete werkgerelateerde gesprekken tussen twee of drie personen bieden ook kleinere akoestisch afgeschermde nissen of cabines de juiste omgeving. Grotere of formele bijeenkomsten kunnen echter beter worden gehouden in de klassieke besprekings- en vergaderruimten, die ook geschikt zijn voor ontmoetingen met klanten en officiële gelegenheden.