Betere ideeën zijn gekoppeld aan een goede kantoorinrichting.

We hebben eerder al gerapporteerd via What’s Up over de belangrijke rol van kantoorinrichting bij het bevorderen van individueel welzijn en het samenbrengen van mensen om samen te werken. Echter, door de verfijnde samenwerkingstechnologie die we tot onze beschikking hebben, blijkt altijd dat bepaalde gedragingen en ideeën het best (en soms alleen) kunnen worden gekoesterd in de fysieke ruimte.

Dit geldt echter niet alleen voor de manier waarop we informatie uitwisselen en relaties met collega’s ontwikkelen. Zoals twee recente onderzoeken van Nederlandse onderzoekers van de Rotterdam School of Management aantonen, is fysieke nabijheid en kantoorinrichting ook essentieel als een manier om ethische normen in de hele organisatie te ontwikkelen en om de beleving van klanten te verbeteren en zo de winstgevendheid en het concurrentievermogen van een bedrijf te vergroten.

Volgens het eerste onderzoek, gepubliceerd in het Tijdschrift voor Management en uitgevoerd door een team van de Rotterdam School of Management, de Erasmus Universiteit en de Universiteit van Cambridge, is de neiging van het middenkader om de managementstijlen en ethische houding en het gedrag van zijn superieuren te weerspiegelen nauw verbonden met hun fysieke nabijheid.

Omgekeerd zullen middenmanagers, die onrechtvaardig worden behandeld door hun bazen, hun werknemers eerlijker behandelen als ze in verschillende kantoren of gebouwen van hun eigen managers zijn gevestigd. De onderzoekers, onder leiding van Dr. Gijs van Houwelingen, beweren dat fysieke afstand een vorm van ‘isolatie’ biedt tegen de invloed van onethisch gedrag en oneerlijkheid.

Volgens het rapport verwijst de afstand naar fysieke nabijheid of afstand, zoals het delen van een kantoor, het zitten aan aangrenzende bureaus, het zitten op dezelfde verdieping of in hetzelfde gebouw of op een gelijkwaardig hiërarchisch niveau. Het kan ook verwijzen naar psychologische of sociale afstand; empathie voor iemand hebben, zich tot die persoon kunnen verhouden of deel uitmaken van hetzelfde team. Het onderzoek bevestigt dat fysieke en psychische afstand vaak nauw met elkaar verbonden zijn.

Het onderzoek bevestigt dat het ideale scenario er één is waarin de hogere managementniveaus hoge normen van ethisch gedrag en eerlijkheid aan de dag leggen en dat het kantoor zo is ingericht dat elke laag van de organisatie in de onmiddellijke psychologische en fysieke nabijheid werkt om ervoor te zorgen dat het gedrag onderdeel wordt van het DNA van de organisatie.

De link met de digitale ruimte

Deze studie bevestigt het verband tussen de culturele en fysieke werkplek, maar de tweede verkent het verband tussen het kantoor en de digitale ruimtes waarin mensen werken. De conclusie is dat in een tijdperk van flexibel werken, waarin de digitale werkplek net zo belangrijk is als het fysieke kantoor, organisaties die ruimtes, technologieën en netwerken creëren die gericht zijn op het stimuleren van meer samenwerking, beter presteren dan hun directe concurrenten. Ze tonen ook een verbeterde mate van verbondenheid en leiderschap van de werknemers.

Het onderzoek The Distance Dilemma : het effect van flexibel werken op de prestaties op de digitale werkplek, onder leiding van Nick van der Meulen van de Rotterdam School of Management, de Erasmus Universiteit (RSM) en MIT’s Center for Information Systems Research (CISR), onderzocht vijf indicatoren, waaronder groei van het marktaandeel, winstgroei en tevredenheid van de werknemers, om te onderzoeken in hoeverre deze in verband staan met specifieke werkculturen.

Uit het onderzoek onder 313 organisaties is gebleken dat de goed presterende organisaties meer vertrouwen hebben in de medewerkers, hen meer autonomie bieden en ook een geïntegreerde en bedrijfsbrede aanpak hebben voor een grotere verbondenheid van de medewerkers in zowel de fysieke als de digitale ruimte.

“Connectiviteit die niet op een geïsoleerde manier, maar over silo’s heen is opgebouwd, is van cruciaal belang om medewerkers in staat te stellen om klantervaringen te bieden”, legt Van der Meulen uit. “Het eindresultaat is dat ze medewerkers in staat stellen om beslissingen te nemen in het belang van de klantervaring en hun werk.

Met andere woorden: een fysieke en digitale werkomgeving die is ontworpen voor een gezamenlijke, geïntegreerde werkomgeving voor medewerkers, maakt het mogelijk om complexere klantoplossingen te leveren. Bovendien vergemakkelijken leiders in goed presterende bedrijven hoe mensen de werkplek gebruiken in plaats van deze te sturen.

Zij verwoorden een visie die kantoorinrichting koppelt aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Ze stimuleren experimenten met nieuwe manieren van werken, hebben een hoge tolerantie voor het falen van nieuwe ideeën en bieden continue leermogelijkheden. Met andere woorden, het kantoor moet altijd het toneelstuk zijn en niet het toneelstuk zelf.

Op het vlak van leiderschapsstijl kiezen de best presterende managers voor een aanpak waarbij managers erop vertrouwen dat hun werknemers zelf kunnen beslissen wanneer, waar en hoe ze het beste kunnen werken, misschien door hen een reeks democratisch ontworpen ruimtes aan te bieden waar ze kunnen werken en hen vervolgens hun eigen beslissingen te laten nemen over de manier waarop ze die kunnen gebruiken. Het personeel mag flexibel zijn en de hele organisatie krijgt meer concurrentie en meer mogelijkheden om te leren en te innoveren.