TO SEDUS WEBSITE

Druk op enter om de resultaten te tonen of ESC om te annuleren.

Slim werken verbindt generaties

Een interview met Jasmine Torfi van Swisscom, het toonaangevende Zwitserse telecombedrijf in Ittigen, vlak bij de hoofdstad Bern.

generatie flex

Jasmine Torfi heeft een bachelordiploma in International Management en een Certificate of Advanced Studies (CAS) in Lean & Innovation Management. Sinds april 2014 ondersteunt zij de opbouw van het Future Work Experience Team en ontwikkelt binnen Swisscom de route naar de moderne werkomgeving (Work Smart). Als Work Smart Coach deelt ze haar kennis en ervaringen en helpt ondernemingen bij de overgang. Samen met haar Work Smart Coaching Team heeft zij al 75 klanten in heel Zwitserland begeleid. Daarbij helpt het team de cultuuromslag voor te bereiden, geeft de medewerkers ondersteuning met innovatieve methoden zoals design thinking of het reverse mentoring-principe en de moderne werkwijzen duurzaam te verankeren.

In de kantoren van nu werken soms wel vier generaties naast elkaar. Welke aspecten vragen om speciale aandacht bij het vormgeven van de werkomgeving om de samenwerking tussen de verschillende leeftijdsgroepen te stimuleren?

JT _ Twee aspecten zijn met name van belang:
1. alle generaties integreren en gezamenlijk laten beslissen over de vormgeving. De ruimtes moeten bij de mensen zorgen voor een thuisgevoel. Ze moeten zich met de omgeving kunnen identificeren en zich daar goed voelen. Zo hebben wij bijvoorbeeld na overleg met de afdeling facility-management met een eigen afdelingsteam de kantoren zelf opnieuw vormgegeven en ingericht. Wij hebben tafels voorzien van wieltjes, om flexibeler te zijn, de muren geschilderd en met spuitverf verfraaid, veel hout gebruikt en gordijnen aangebracht. Dat is zeker niet iets dat met elk team mogelijk en zinvol is, maar levert wel een extra bijdrage aan de identificatie. Tegenwoordig zijn deze nieuw gecreëerde ruimtes bij ons zeer populair, want ze worden niet alleen door alle generaties graag gebruikt, maar ook door het topmanagement.
2. Aanbod en ruimtes voor verschillende behoeften creëren.
Bij klanten die wij met ons Work Smart Coaching begeleiden, gaat het vooral om het creëren van zones die de communicatie bevorderen en ervoor zorgen dat mensen spontaan met elkaar in gesprek gaan. Zo worden communicatieroutes verkort en de innovatiekracht binnen de organisaties aanzienlijk verhoogd. De samenwerkingszones worden aangevuld met rustigere gedeelten, de zogeheten silent zones, waarin men zich kan terugtrekken en geconcentreerd kan werken.

U bent medeoprichter van het Future Work Experience Team en verantwoordelijk voor de Work Smart Coaching bij Swisscom. Wat is de zin en het doel van dit team en welke rol speelt het binnen de onderneming?

JT _ Wij hebben bij Swisscom drie werkterreinen gedefinieerd: Work Smart als inhoud van Swisscom, Product and Service Innovation en Work Smart Coaching. Op deze drie terreinen is er telkens een verantwoordelijke piloot en een co-piloot. Ik ben zelf verantwoordelijk voor het deel van Work Smart Coaching. Mijn taak bestaat eruit om bij onze klanten nieuwe werkvormen op te zetten en deze te verankeren. De ruimtes, technologieën, leiding en werkcultuur vormen daarbij de hoofdfactoren. In 2010 vond bij Swisscom de introductie al plaats van de nieuwe communicatieoplossing die alle mensen verbindt, de motor achter de culturele omslag. Dat ging onder andere gepaard met het verwijderen van de vaste telefoons. Binnen Swisscom is een samenwerkingsplatform gelanceerd, met als doel kennis te delen, transparantie te creëren en van elkaar te leren. Dit plan vatten we samen onder “Open Book-cultuur”. De eerste successen in onze eigen onderneming hebben ertoe geleid dat ook onze klanten geïnteresseerd raakten. Zodoende begonnen we met het aanbieden van Work Smart Coaching als service. Met ons team hebben we tot nu toe meer dan 70 ondernemingen in dit proces begeleid. Ons derde takenpakket bestaat uit het begeleiden van de introductie van nieuwe technologieën die de samenwerking en communicatie bevorderen. Inzichten uit deze toepassingen stromen weer terug in de onderneming en helpen ons de aanbiedingen verder te ontwikkelen.

Ook het zogeheten “reverse mentoring” is bij u ontwikkeld. Hoe werkt dat en hoe kunt u verschillende generaties daarin samenbrengen?

JT _ Aan het coachingproces nemen ook jonge medewerkers deel die de ouderen helpen bij de omgang met nieuwe technologieën. Zo laten speciaal geproduceerde video’s op eenvoudige wijze zien hoe men met digitale werkmiddelen omgaat. Ook culturele aspecten worden door de jonge generatie op een natuurlijke en speelse wijze uitgelegd. Deels zetten we de medewerkers ook ter plaatse in om hulp te bieden bij het werken en de omgang met de nieuwe techniek. Ze dragen rode truien en zijn zodoende herkenbaar voor personen die op dat moment ondersteuning nodig hebben. Opvallend genoeg stelden we vast dat er bij de oudere generaties een grote openheid bestaat om zich door de jongere generatie te laten onderwijzen in de omgang met nieuwe, digitale apparaten. Wij laten jonge mensen lezingen houden over nieuwe werkmethoden en geven ze ook de verantwoordelijkheid om projecten te leiden. Zo heeft bijvoorbeeld het hoofd van de afdeling Workspace & Collaboration een aantal weken achtereen een reverse mentoring ontvangen van een van onze jonge medewerkers: de een legt uit hoe Work Smart werkt en de ander laat zie wat een functie in het management inhoudt. Zo konden ze van elkaar leren en elkaar vooruithelpen.

Wat zijn de grootste uitdagingen en kansen van een kantoor met meerdere generaties? Hoe gaat u om met de uiteenlopende verwachtingen en eisen van de generaties, wanneer u Work Smart-concepten introduceert?

JT _ Momenteel hebben wij de situatie dat juist oudere medewerk(st)ers vaker contact zoeken met ons team. Deels bestaat de angst dat hun werk door jongeren kan worden gedaan waardoor ze hun werkplek kunnen verliezen. Wij zijn er echter van overtuigd dat iedereen op zijn gebied uniek is. Zo hebben we vastgesteld dat oudere medewerkers bijvoorbeeld met name uitblinken in projectmanagement, terwijl jonge medewerkers juist weer goed vertrouwd zijn met nieuwe technologieën. Deze uiteenlopende sterke punten willen wij stimuleren, ongeacht hun leeftijd en hun afkomst, en bouwen daarop verder.
Zo zetten wij de medewerkers op basis van hun vaardigheden zo optimaal mogelijk in. In plaats van de nadruk te leggen op de verschillen, motiveren wij de medewerkers om de sterke punten van anderen te herkennen en te waarderen. Daarmee creëren we een omgeving van vertrouwen waarin de mensen de moed vinden om barrières te slechten en nieuwsgierigheid te ontwikkelen.

Welke maatregelen zijn nodig opdat alle generaties voordelen daaruit weten te behalen en hoe kunnen zij een bijdrage leveren aan een gevoel van welzijn dat door alle generaties wordt ervaren?

JT _ Social Proof is de doorslaggevende factor. Bij het omzetten van Work Smart is het enorm belangrijk dat dit voornemen door de leiding wordt vertegenwoordigd, gestimuleerd en ook wordt uitgedragen. De integratie van de verschillende ondernemingsafdelingen, zoals IT, HR, FM en de communicatie speelt een belangrijke rol. Een ander aspect is de zelfbeschikking (empowerment) en de overdracht van de verantwoordelijkheid ook aan jongere medewerkers. Zo hebben we onlangs ervaren hoe een CEO een jonge medewerkster aanmoedigde om met hem samen de visie van de onderneming te formuleren.
De openheid voor verandering en de bereidheid ook de rollen van jonge medewerkers opnieuw te definiëren, draagt bij tot een verticale integratie. Dat opent nieuwe perspectieven en zorgt voor een omgeving weg van controle en meer naar vertrouwen en transparantie. Passende ruimtes bieden de gelegenheid voor jong en oud om met elkaar in gesprek te komen en kennis uit te wisselen. Dankzij deze maatregelen vormen zich nieuwe gemeenschappen. Bij Swisscom hebben wij overigens ook een virtuele medewerkster namens ‘Smartina’ in het team die als ‘contactpersoon’ en bij vragen over de nieuwe werkmethoden met raad en daad terzijde staat.

Vragen over dit artikel? Neem gerust contact op met Sedus.

Dit artikel is gepubliceerd in Sedus Insights Generatie Flex

Click to rate this post!
[Total: 1 Average: 5]