Open Space: Innovatives Konzept und Zukunftsdenken für Konferenzen

Endlose Reden, wenig Partizipation, die Tagesordnung: staubtrocken! Eine Konferenz sollte im Zeitalter der digitalen Transformation schon mit mehr als nur Expertenwissen und Themenfokus aufwarten. Damit die Teilnehmer nicht vor Langeweile vom Stuhl kippen, empfiehlt sich eine innovative Methode, die sich im Banking, Finance und der IT-Industrie bereits etabliert halt: die Open Space Konferenz. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über ein zielführendes Konzept der künftigen Zusammenarbeit.

Den Konferenztag neu verstehen: das Open Space Konzept

Die klassische Konferenz folgt praktisch immer der gleichen Tagesordnung. Der Veranstalter bittet jeden Teilnehmer auf seinen Sitzplatz, das Licht wird gedimmt und im Anschluss startet eine Reihe von Vorträgen. In diesem Format werden die Inhalte und relevante Firmeninfos frontal und monologisch präsentiert. Der Teilnehmer wird auf die Rolle des Zuhörers beschränkt. Am Ende gibt es vielleicht noch oder mehr minder fundiertes Informationsmaterial mit auf den Heimweg.

In Relation zu einer großen Teilnehmerzahl betrachtet oder für eine Großveranstaltung, empfiehlt sich ein Konferenztag in dieser Form vielleicht. Aber nicht selten bleibt der davon mitgenommene Informationsgehalt eher überschaubar und beginnt bereits zu verfliegen, sobald man sich vom Konferenzstuhl erhoben hat. Das geht auch anders: Open Space ist ein partizipatives Konzept. Der Teilnehmer wird selbst zum Vortragenden. So gleicht die Konferenz mehr einem Workshoptag. Aus passiven Zuhörern werden aktiv agierende Teilhaber.

Erfahrungen austauschen, Fragen klären, sich Herausforderungen stellen, um Unterstützung bitten – im Open Space Konzept werden die Teilnehmer zur interdisziplinären Task Force. Um den Themenfokus gezielt wie gemeinschaftlich zu beleuchten, wird eine Open Space Konferenz ebenso selbstorganisiert geplant. Mit freier Entscheidungsgewalt darüber, an welcher Themensession man teilnehmen und mit seinem Expertenwissen in Diskussion gehen möchte. Die Idee dahinter beruht auf einer interessanten Entdeckung.

Historischer Hintergrund des Open Space Konzepts

Harrison Owen, ein bekannter Priester und Bürgerrechtler in den USA, machte bei seinen Planungstreffen eine faszinierende Feststellung: Vermeintlich unproduktive, unstrukturierte Zeiträume boten ein unermessliches Potenzial für die Organisation von größeren Aktionen – beispielsweise einer Protestkundgebung. Insbesondere in den Kaffeepausen, kurzen Intermezzos und anderen losen Zusammenkünften kamen mitunter die klügsten Einfälle auf den Tisch.

Auf Basis dieser Beobachtungen haben verschiedene Unternehmen aus dem Finanzbereich sowie der gerade erblühenden IT-Industrie in den 1980er Jahren die Open Space Methode entwickelt. Die Fachkonferenz als Workshoptag, Informationsmaterial aus eigener Hand, aber für jeden zugänglich – eine praktische Vereinfachung der festgefahrenen Tagesordnung. Zugleich ein Trend, der sich durchgesetzt hat: Auch bei der klassischen Großveranstaltung mit hoher Teilnehmerzahl gibt es mittlerweile mehrere, lange „Erfrischungspausen“ – explizit für den Austausch von Expertenwissen.

Die Open Space Methode im Ablauf

Die Open Space Konferenz kann aufgrund ihrer offenen Herangehensweise einen höchst unterschiedlichen Verlauf und Themenfokus einnehmen. Allerdings sollten zur stringenten Umsetzung der Open Space Methode die folgende Agenda stets befolgt werden.

• Begrüßung der Teilnehmer durch den Veranstalter und Vorstellung des Ablaufplans: Wer? Wann? Wo? Was? Wie lange? Und sonst(iges)?
• Definition des Themenfokus bzw. -spektrums: Nicht jede Open Space Konferenz hat ein gezielt vordefiniertes Thema. Oft wird auch ein Veranstaltungsrahmen gespannt.
• Die Vorstellungsrunde der Teilnehmer empfiehlt sich mehr für den unternehmensinternen Open Space anstatt einer öffentlichen Veranstaltung mit hoher Teilnehmerzahl.
• Themenübersicht und Einführung: Über einen Elevator Pitch können Sie die ganze Gruppe kurz und bündig abholen. Zugleich lassen sich alle möglichen Zusatzthemen an einer Wand auf unterschiedlich großen Zetteln gemäß ihrer Gewichtung arrangieren.
• Der Marktplatz ist der zentrale Ort am Konferenztag. Die vorgeschlagenen Themen werden hier sortiert und in Kategorien gebracht. Daraus resultiert in eine zeitliche Reihenfolge – zugeordnet zu einzelnen Räumlichkeiten und Flächen. Eine Empfehlung: Bei einer größeren Teilnehmerzahl ist die Nutzung von „Einschreibelisten“ sinnvoll.
• Austausch von Expertenwissen in Themengruppen: Ob Frage, Vorgehen oder Idee – die Gestaltung der jeweiligen Schwerpunkte obliegt dabei zu 100% den Teilnehmern.
• Ergebnisprotokoll: Die erarbeiteten Antworten, Erkenntnisse und Entscheidungen sollten durchgehend dokumentiert und zum Ende der Open Space Konferenz zusammenfassend zur Diskussion gestellt werden.
• Perspektive: Was passiert mit den Ergebnissen? Wo fließen sie vielleicht schon in die operativen Geschäftsfelder ein? Im Nachgang der Konferenz sollten sie die Resultate der angewandten Methode im Unternehmen verbreiten. Zudem stellt sich vielleicht schon die Frage: Wie veranstalte ich den nächsten Open Space?

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Firmeninterne Open Spaces: Sedus fertigt die Möbel zur Methode

Das firmeninterne Open Space erfordert eine vielschichtige Vorbereitung: Wie lassen sich die Mitarbeiter für die Methode begeistern? Mit welchen Argumenten kann man das Management überzeugen, wenn auch die Resultate im Vorfeld ungewiss sind? Wer ist der hausinterne Veranstalter dieser außergewöhnlichen Fachkonferenz? Und last but not least: Welche Rolle kann oder muss das Mobiliar dabei spielen?

Sedus fertigt Büroeinrichtung bereits seit dem Jahr 1871. In unserer über 150-jährigen Firmengeschichte haben wir seitjeher die Innovation bei den Büro-, Konferenz- sowie Objektmöbel „Made in Germany“ vorangetrieben – so auch bei der Open Space Methode. Vom flexiblen Stuhl bis zum großen Konferenztisch haben wir verschiedenstes Mobiliar für moderne Formen der künftigen Zusammenarbeit erschaffen.

• mastermind: Besprechungs-, Seminar- und Konferenztisch: ein intelligentes Tischsystem für Meetings oder in informellen Arbeitsbereichen
• se:line: Management- und Konferenzdrehsessel: die Königsklasse unter den Konferenzstühlen
• se:joy Easy Office- und Konferenzdrehstuhl: Kompakt, komfortabel und anmutig im Design

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