La oficina digital y el nuevo ecosistema del trabajo

Toda tendencia en el diseño de oficinas es siempre el resultado final de la compleja interacción de una serie de fuerzas. Este hecho es lo que hace que el diseño de oficinas sea un campo de estudio tan atractivo. Observar las tendencias en el espacio de trabajo nos dice mucho sobre el mundo en el que vivimos. Si miramos más allá de la estética de una oficina bien diseñada y exploramos su razón de ser, encontramos siempre algo definido por una combinación de cambios sociales, económicos, tecnológicos, comerciales y demográficos. El papel de los mejores diseñadores es cristalizar de alguna manera toda esta vorágine.

Algunas de las fuerzas transformadoras son más evidentes que otras, especialmente en tiempos como estos. Pero tal vez la influencia más importante en el diseño de oficinas en todo el mundo sea la tecnología, ahora más que nunca.

Llevamos tiempo, al menos tres décadas, siendo conscientes de la difuminación de los límites entre la oficina física y el trabajo digital (que tiene lugar dentro y fuera de la primera, en lo que podríamos denominar la oficina digital). Esta es una consecuencia inevitable del auge de las tecnologías portátiles, de la disponibilidad de Internet y de la mejora incesante de las herramientas de comunicación. Este proceso es evidente desde hace tiempo. Simplemente se ha acelerado por los acontecimientos de este año.

Aunque siempre es un reto pronosticar el futuro, esta circunstancia resultaba predecible en el pasado. La tecnología se ha desarrollado en gran medida de forma lineal. Su mayor impulsor, desde que Gordon Moore formuló su ley homónima en 1965, ha sido la miniaturización. Si podemos esperar que la potencia de computación se duplique cada 18 meses, como predijo Moore, tenemos un cierto grado de certidumbre respecto al ritmo y al alcance de la disrupción tecnológica.

Lo que ahora resulta evidente es que la disrupción tecnológica no lineal y la digitalización del trabajo se traducen en la obligación de reconsiderar el espacio de trabajo. Así como a la Ley de Moore le ha sucedido una concepción más compleja de la disrupción tecnológica, también debemos renunciar a la suposición de que el futuro del trabajo se sustentará en una extrapolación de lo que ha sucedido en el pasado.

Los viejos modelos de las organizaciones, con sus jerarquías, silos y estrategias, no serán suficientes, como tampoco lo serán sus anticuadas oficinas. Este proceso ya ha comenzado: las oficinas se han convertido en centros de trabajo en red, de intercambio de información y de aprendizaje, ya no son únicamente los espacios a los que vamos cada día con el mismo horario.

La manifestación más evidente de esto son los fenómenos del trabajo basado en la actividad o el trabajo ágil, que ofrecen una experiencia laboral personal que tiene más en común con un conjunto de apps que con una oficina definida por el estatus y el cargo. Se trata de compartir el espacio y el conocimiento, la co-creación y la co-evolución. Se basa en la inteligencia digital y fomenta la interacción y la colaboración en el espacio físico.

Los retos a los que se enfrentan las empresas son ahora tan complejos y están tan interrelacionados que no pueden resolverlos individuos que trabajen en una solo función. Su solución dependerá de grupos de profesionales capacitados y habilitados digitalmente que trabajen juntos en ecosistemas cohesivos.

Por lo tanto, la oficina debe dar cabida a una mezcla de ocupantes que incluya tanto a empleados de oficina como a itinerantes: autónomos, proveedores, clientes, etc. Se hace poca o ninguna distinción entre empleados y no empleados, que estarán todos facultados por los diseños y sistemas de los edificios y apps en sus dispositivos, como se:connects, para utilizar el espacio de nuevas maneras, reservar salas, solicitar servicios y compartir información. La tecnología permitirá incluso trabajar en el espacio digital con los compañeros que están ausentes o viven lejos.

Se formarán equipos para afrontar desafíos específicos en estructuras fluidas, que deberán encontrar su reflejo en los espacios físicos y digitales que utilizan. La infraestructura digital interactuará con el espacio físico de nuevas maneras. La proliferación de nuevos tipos de espacios certificará el papel de la oficina como una especie de aplicación por derecho propio, con una selección de funciones dependiendo de las necesidades e integrada en el ecosistema disperso de la oficina digital.