El mundo del trabajo tras el confinamiento: mejores oficinas y serendipia orquestada

Si se pregunta a la gente qué desean de sus oficinas, es muy probable que describan algo más parecido a un café que a una oficina tradicional. Esta tendencia está ahí desde hace algún tiempo y ahora seguramente se consolidará, ya que estos meses han servido a la gente para averiguar (y experimentar) exactamente lo que esperan de su espacio de trabajo tras el confinamiento.

A la cabeza de la lista siempre han estado una red WiFi fiable y rápida, bebidas calientes y alimentos frescos en un entorno cómodo y atractivo, la posibilidad de trabajar tranquilamente o de encontrarse ocasionalmente con los compañeros para iniciar conversaciones informales. No es una coincidencia que cuando se les pregunta qué es lo que más echan de menos de la oficina, esta misma lista aparezca una y otra vez.

Lo cierto es que sabemos todo esto desde hace tiempo, pero la situación actual está obligando a más personas a abordarlas antes de lo que lo habrían hecho de no mediar la pandemia. En 2015, la unidad Global Workplace Solutions de Johnson Controls Inc. publicó el informe «The Smart Workplace 2040», que describía un mundo del trabajo radicalmente diferente, ya que las personas serían más capaces de elegir su horario y espacio de trabajo.

Describe un mundo en el que la mayoría de los empleados trabajarán frecuentemente desde casa y elegirán cuándo visitar las oficinas físicas para reunirse y relacionarse con otros. La oficina física estará enfocada a la colaboración por objetivos y el intercambio de ideas, el establecimiento de relaciones, la serendipia y el bienestar.

Los autores predijeron que esto sucedería en 2040. Resulta que se equivocaron enormemente en el plazo, como estamos viendo tras el confinamiento, pero acertaron en los detalles.

El informe recién publicado del Índice Leesman sobre la experiencia de las personas con el teletrabajo, confirma lo mucho que valoran la experiencia de trabajar en una oficina bien diseñada centrada en sus necesidades. En particular, su necesidad de compartir información de manera informal, de establecer relaciones de trabajo, de colaborar y de experimentar momentos de gran serendipia.

El trabajo de Tom Allen durante la década de los 70 en el MIT de  Boston resultó fundamental para establecer el principio de que se produce una disminución exponencial de la frecuencia de la comunicación entre las personas a medida que aumenta la distancia entre ellas. Hoy en día podríamos ver eso en términos de distancia tecnológica y física, pero el punto central sigue siendo válido.

En efecto, los beneficios de la interacción se derivan no solo del logro de resultados cuantificables, sino también de la experiencia de formar parte de una comunidad y de una red de conocimientos. Además, los trabajadores intelectuales, aquellos que tienen las ideas más disruptoras, tienden a rendir mejor cuando tienen acceso a información variopinta; solo así pueden generar nuevas ideas y mantener una actitud que les permita dar vueltas a la información para llegar más allá de lo obvio y de lo convencional.

Como dice un artículo de 2014 de la Harvard Business Review: «Las interacciones cara a cara son, con mucho, la actividad más importante en una oficina; crear encuentros fortuitos entre los trabajadores intelectuales, tanto dentro como fuera de la organización, mejora los resultados«.

Estamos siendo testigos ahora de la aceptación generalizada de estas verdades que arrastran una larga historia; lo que surgirá tras el confinamiento serán mejores oficinas para todos, como parte de un nuevo ecosistema de horarios y espacios de trabajo.

Las organizaciones se centrarán en su capacidad de crear espacios de trabajo sofisticados y experiencias sobresalientes basadas en las últimas ideas e investigaciones. Estas evolucionarán a medida que surjan nuevas necesidades e ideas, pero su principal objetivo será constante: permitir a las personas la capacidad de prosperar en un entorno junto con sus amigos y colegas y así permitir que la propia organización también prospere.