El diseño de oficinas y las personas

Los mejores lugares de trabajo siempre están enfocados en las personas. Por ello, muchos de los grandes pioneros  proceden de las ciencias sociales, incluyendo disciplinas como la psicología, la etnografía y la antropología. Estas son las personas que han compartido las ideas que nos ayudan a entender las características de un gran diseño de oficina.

En particular, esto se basa en el conocimiento del modo en que las personas interactúan en determinados espacios. Es más, un cuerpo de investigación establecido desde hace mucho tiempo por el psicólogo organizacional Tom Allen en el MIT describe la correlación entre la proximidad física y la frecuencia y el valor de la comunicación entre colegas. En otras palabras, un punto a favor de la existencia de oficinas en un mundo en el que la tecnología ha hecho posible el trabajo remoto total.

La arquitectura de la innovación

En 1984, Allen publicó un libro titulado Managing the Flow of Technology en el que describió por primera vez lo que hoy se conoce como Curva de Allen. Con ella se muestra gráficamente la poderosa correlación entre la distancia física y la frecuencia de la comunicación entre colegas.

Esto se definió con tanta precisión en la investigación de Allen, que descubrió que 50 metros marcan un punto de corte para el intercambio regular de ciertos tipos de información técnica entre los ingenieros que estudió. La distancia entre los escritorios y las oficinas de los ingenieros tuvo un impacto significativo en la frecuencia de la comunicación entre ellos.

Es un tema que Allen ha retomado repetidamente en los años siguientes. En 2006, publicó un libro titulado The Organization and Architecture of Innovation en colaboración con el arquitecto alemán Gunter Henn. El libro explora cómo el espacio físico, las redes, los flujos de información y la estructura organizativa deben integrarse para impulsar la innovación.

Los autores sostienen que: «en lugar de encontrar que la probabilidad de comunicación telefónica aumenta con las distancias, a medida que la probabilidad decae cara a cara, nuestros datos muestran una decadencia en el uso de todos los medios de comunicación con distancia. No mantenemos grupos separados de personas, algunas de las cuales nos comunicamos en un medio y otras en otro. Cuanto más a menudo vemos a alguien cara a cara, más probable es que llamemos a la persona o nos comuniquemos por otro medio».

La vida social del espacio físico

La cuestión de cómo las personas interactúan entre sí también fue objeto de un estudio anterior del antropólogo William H. Whyte quien, en 1970, estableció un proyecto de investigación que aplicó principios antropológicos al estudio de cómo las personas usaban el espacio e interactuaban entre sí en las calles y parques de Nueva York.

Los resultados de lo que denominó Proyecto de Vida Callejera se publicaron en un libro titulado The Social Life of Small Urban Spaces (La vida social de los pequeños espacios urbanos) y en una película, que se resume aquí. Un interesante fragmento de la película se centra en la forma en que la gente utiliza los asientos en espacios compartidos para crear su propio mejor espacio. Damos por sentado algo así como una silla móvil, pero la película se refiere a ella como un «invento maravilloso».

El narrador llama la atención sobre los rituales que realizamos cuando reclamamos una silla como nuestra, incluyendo una pequeña, a menudo sin sentido, pero sin embargo crucial reubicación de la silla. La película destaca lo importante que es capacitar a la gente para elegir la ubicación de la silla, incluso cuando se hace evidente que estaba en el mejor lugar para empezar.

La película de Whyte también habla de la relación entre la disposición de los asientos y el espacio de circulación. Está describiendo un entorno urbano, pero el mismo pensamiento es apropiado para el diseño de oficinas porque ambos tratan de facilitar una vida mejor y las interacciones de las personas. Explora la forma en que la gente responde a los niveles de luz y nuestra atracción por los espacios estimulantes.

La película describe cómo nuestros comportamientos ritualistas se desarrollan en estos espacios, cómo respondemos a los encuentros fortuitos, las tres fases de un adiós y la forma en que reflejamos el habla y los gestos del otro como una forma de establecer una relación.

Un conocimiento de la investigación psicológica y antropológica sobre la forma en que utilizamos el espacio y nos relacionamos es esencial cuando se trata de crear grandes lugares de trabajo y grandes productos para utilizar en ellos. Estas disciplinas aparentemente dispares permiten a los diseñadores y ocupantes abordar y aprovechar las complejidades del comportamiento personal y la cultura organizativa para crear grandes lugares de trabajo. Podemos dar por sentado algo así como una silla móvil, pero también vale la pena recordarnos a nosotros mismos lo que es una «invención maravillosa» cuando está en sintonía con nuestras necesidades más fundamentales.