La revolución inmobiliaria del trabajo ágil

De un tiempo a esta parte, el término «trabajo ágil» goza de presencia habitual en los medios, pero hace unos 25 años, antes de que Internet empezara a deshacer los nudos que nos ataban a tiempo completo a la oficina, la conversación en torno al espacio de trabajo era muy diferente. Por supuesto, las empresas siempre se han preocupado por hacer un uso lo más eficiente posible de sus oficinas, y con razón. Después del personal, los inmuebles son el activo más caro y valioso.

Hasta principios de los años 90, la mayoría de las personas tenían un horario y un espacio de trabajo fijos, cuyo tamaño solía estar determinado por su estatus dentro de la organización más que por otra cosa. Incluso los trabajadores que pasaban mucho tiempo fuera de la oficina solían tener su propio escritorio al que volver de tanto en cuanto.

A mediados de la década de los 90, la situación empezó a cambiar. La adopción de Internet y de los teléfonos móviles y ordenadores portátiles no solo permitió a los empleados trabajar desde cualquier lugar, sino que también se tomó conciencia de cómo se utilizaba exactamente el espacio dentro de la propia oficina. Pioneros como Frank Duffy y su empresa DEGW empezaron a medir el tiempo que los empleados pasaban en sus escritorios a lo largo del día y empezaron a plantear alternativas a las estaciones de trabajo fijas.

Por primera vez, el espacio de trabajo se vio como un conjunto de entornos por los que la gente se movía en función de lo que estuviera haciendo. De este modo, la oficina se convirtió en el escenario más que en la obra de teatro. Se adoptaron con más frecuencia nuevas prácticas de uso compartido de escritorios, como el «hot desking» o el «hotelling», y, tras ellas, surgió una nueva concepción de la oficina como un club que la gente visitaba, reservaba y utilizaba como si fuera un espacio público.

El futuro es ahora

Un cuarto de siglo después, estas ideas radicales se han generalizado y no solo disfrutamos de casi tres décadas de conocimientos y experiencias acumulados, sino que también disponemos de las herramientas necesarias para medir y gestionar el uso que hacemos del espacio de trabajo en tiempo real. Esto no solo ayuda a las empresas a reducir los costes y a gestionar mejor sus inmuebles, sino que también crea lugares de trabajo más capaces de servir a las personas que los utilizan y de adaptarse a las nuevas tecnologías y prácticas laborales.

Una de las características más interesantes de la aplicación de nuevos enfoques al trabajo de las personas y a la forma en que las organizaciones utilizan el espacio físico y digital es la manera en que se desarrolla en diferentes sectores y regiones. Hay fuerzas complejas en juego que hacen que, aunque los individuos y los empleadores se enfrenten a lo que es intrínsecamente la misma tendencia comercial y tecnológica, independientemente del lugar en el que trabajen, la aborden dentro de un contexto cultural, social, económico y legislativo específico. Por lo tanto, su evolución puede variar significativamente.

Ha surgido un complejo debate en torno a la forma en que las organizaciones utilizan la propiedad comercial, sobre todo cuando se trata de aplicar formas de trabajo más ágiles y colaborativas. El principal factor de complicación es cómo cuadrar un recurso relativamente fijo como un edificio con las demandas de sus ocupantes, que pueden cambiar de un día para otro. Si se añade la necesidad de mantener los costes bajos, se obtiene una mezcla embriagadora que impulsa a las organizaciones a sacar más provecho de sus activos, no solo a reducir los costes. Todo comienza con una mayor comprensión de cómo se utilizan los activos y la identificación de las oportunidades para extraer más de ellos.

Una nueva generación

Esto, a su vez, está cambiando los espacios de trabajo. Las oficinas con servicios y los espacios de coworking están floreciendo y los hoteles y otros espacios públicos se están uniendo a las cafeterías como proveedores de espacios de trabajo improvisados para el nuevo ejército de trabajadores peripatéticos. Un informe del Instituto Fraunhofer alemán indica que los hoteles están aumentando considerablemente la cantidad de espacio que ofrecen para trabajar y celebrar reuniones en ciudades de toda Europa, además de ofrecer una nueva experiencia tecnológica al creciente número de personas que trabajan mientras se alojan o esperan en un hotel.

La forma de medir el espacio es fundamental para resolver las tensiones a la hora de administrar las instalaciones. Durante muchos años, el método para medir el espacio ha consistido en que la empresa utilizaba su organigrama para asignar puestos de trabajo específicos a las personas, normalmente en función de su estatus. Sin embargo, esta es una forma rígida de tomar decisiones sobre la oficina, restringe la capacidad de la empresa para disfrutar de las ventajas del trabajo ágil, tiene poco en cuenta lo que la gente hace en el día a día y se traduce en que incluso pequeños cambios organizativos, como un ascenso, pueden provocar cambios costosos y perturbadores en la distribución de la oficina.

La tecnología ha cambiado esta situación, ya que no solo nos permite trabajar de nuevas maneras, sino también medir cómo utilizamos el espacio y tomar decisiones mejor informadas sobre el diseño y la gestión de las oficinas. Las primeras tecnologías de gestión de instalaciones ayudaron a ello en cierta medida, pero ahora estamos en una nueva era que nos ofrece sofisticadas herramientas de medición, como aplicaciones y sensores de ocupación, desarrolladas para alinearse con las nuevas prácticas de trabajo ágil y empoderar a las personas.

El resultado es una nueva generación de espacios de trabajo ágil que no solo están transformando la experiencia diaria de las personas y ofrecen una serie de ventajas competitivas, sino que también están revolucionando los mercados inmobiliarios y, por tanto, las ciudades de todo el mundo.