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Bedeutungslose Meetings sind schlecht für den Ertrag

Schlecht organisierte Meetings haben erhebliche Auswirkungen auf den Ertrag. Fachkräfte in Großbritannien, Deutschland und den USA verbringen zwei Stunden pro Woche in nutzlosen Meetings, die sich im Laufe eines Jahres auf bis zu 13 Tage summieren. Die durchschnittliche Fachkraft hat drei Meetings pro Woche, mit einer durchschnittlichen Dauer von einer Stunde pro Meeting. Im Verhältnis dazu halten Fachkräfte zwei Drittel der Meetings, an denen sie teilnehmen, für unnötig.

Dies sind die Schlussfolgerungen des The Doodle State of Meetings Report 2019, – ein eingehender Blick auf Arbeitsplatzmeetings, der eigene Daten und neue Erkenntnisse aus Umfragen unter 6.528 Fachkräften in Großbritannien, Deutschland und den USA berücksichtigt, die im vergangenen Januar von der Online-Kalenderkoordinationsplattform Doodle veröffentlicht wurden.

Mit mehr als 30 Millionen Benutzern pro Monat verfügt Doodle über tiefgreifende Erkenntnisse für die häufigsten Herausforderungen und Lösungen bei der Terminplanung. Der Bericht ist eine umfassende Zeitanalyse, die durch abgesagte oder unnötige Meetings, ineffiziente Arbeitsweisen und bevorzugte Besprechungsmethoden verbraucht wird.

Mehrere Milliarden Euro Verluste

Dem Bericht zufolge verursachen schlechte Meetings konkrete Gesamtkosten, zum Beispiel 45 Milliarden Euro in Großbritannien und 65 Milliarden Euro in Deutschland. Der weltweite Wert wird auf beeindruckende 481 Milliarden Euro geschätzt. In Stunden bedeutet dies rund 25 Milliarden Ausfallstunden pro Jahr. Ein echter Aderlass.

Paul Axtell, Autor von Meetings Matter, kommentierte in „Business Leader” die Auswirkungen schlecht organisierter Meetings: „Die Auswirkungen nutzloser Meetings beeinflussen auch das Verhalten der Mitarbeiter. Wenn sie das Gefühl haben, dass ein Meeting für sie keinen Nutzen bringt, konzentrieren sie sich auf andere Aufgaben und nehmen nicht vollständig am Gespräch teil. Die Mitarbeiter zahlen auch weniger offensichtliche Kosten, die mit schlechten Meetings verbunden sind, da sie am Ende zusätzliche Arbeit mit nach Hause nehmen und sich nicht entspannen und ausruhen können. Kurzfristig mag dies kein Problem sein, aber auf lange Sicht zahlen Sie einen hohen Preis für den zusätzlichen Stress.”

Besser persönlich

Obwohl die Technologie uns die Möglichkeit gibt, an Meetings überall auf der Welt teilzunehmen, bevorzugen wir im Allgemeinen immer noch persönliche Meetings. 76 % der befragten Fachkräfte bewerteten es als ihr bevorzugtes Format, während andere Methoden schlecht abschneiden (Conference Calls: 7 %; Videoanrufe: 5 %, Instant Messaging 4 %).

Der Hauptgrund: 95 % der Fachkräfte glauben, dass ein persönliches Treffen ein effektiver Weg ist, um Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen. Wie Steven Rogelberg von der University of North Carolina und Autor von The Surprising Science of Meetings, dem Business Leader im obigen Artikel erklärte: „Obwohl die Technologie es enorm erleichtert hat, sich aus der Ferne zu treffen, und das ist eine gute Sache, neigt die persönliche Kommunikation dazu, reichhaltiger und nuancierter zu sein, da verbale und nonverbale Hinweise leichter wahrgenommen werden. Diese zusätzlichen Gesprächsebenen ermöglichen nicht nur ein tieferes Verständnis, sondern können auch helfen, Beziehungen zu vertiefen, da Empathie leichter wird und Missverständnisse vermieden werden. Im Gegensatz zu einem virtuellen Meeting, bei dem es einfacher ist, sich im Hintergrund zu verstecken und sich an anderen Aufgaben zu beteiligen, sind persönliche Meetings in der Regel effektiver und direkter.”

Was macht ein Meeting gut oder schlecht?

Nach Angaben der Befragten scheint, wie im Sport, das Geheimnis in der Vorbereitung zu stecken. Eine Agenda mit klaren Zielen, die den Teilnehmern schon lange im Voraus mitgeteilt wurde, scheint den Erfolg des Treffens zu garantieren. Da sich alle über den Zweck des Treffens im Klaren sind, gibt es weniger Unterbrechungen und Abschweifungen. Andere Schlüssel scheinen auch Kürze und eine gute Auswahl der Teilnehmer zu sein. Sechsundvierzig Prozent der Befragten glauben, dass es eine unnötige Ablenkung ist, Menschen dabei zu haben, die nicht aktiv beteiligt oder nicht interessiert sind, was letztendlich zum Scheitern des Treffens führen kann.

Diese Studie scheint die Idee hinter einem der modischsten Trends in der Arbeitswelt zu verstärken, den Standing Meetings. Wie neuere Studien zeigen, sind die ständigen Meetings im Allgemeinen kürzer und klarer. Die Ziele sind perfekt definiert und man vermeidet es, um des Sprechens willen zu sprechen. Darüber hinaus gibt es keinen Raum für Ablenkungen: Es besteht keine Möglichkeit, sich vom Computer oder Telefon ablenken zu lassen, und sie sind produktiver.

Wir wissen nicht, welche Methode die Zukunft prägen wird, aber wir sind sicher, dass Meetings weiterhin den Alltag des Büros bestimmen. Laut Studien, die in The Org: How The Office Really Works zitiert werden, sammeln die meisten CEOs Informationen, die sie benötigen, um Entscheidungen „durch persönliche Gespräche” und nicht durch Berichte oder E-Mails zu treffen.

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