5 Prinzipien und eine Checkliste für Ihre Open Space-Konferenzen

Die große Runde im kleinen Arbeitskreis: Open Space-Konferenzen verlaufen stets partizipativ und gleichen so mehr einem Workshoptag. Die Teilnehmer werden selbst zu Vortragenden – vom passiven Besucher zum aktiv agierende Teilhaber. Doch worauf sollten Sie bei der Konzeption und Durchführung alles achtgeben? Warum neben der Büroeinrichtung insbesondere im Pandemiezeitalter ein durchdachtes Hygienekonzept für die Veranstalter wichtig ist, erfahren Sie in Kürze!

5 Prinzipien für die Konzeption von Open Space-Konferenzen

Vorneweg möchten wir ein paar Use Cases für dieser Art „Meeting“ mit auf dem Weg geben. Dabei geht es weniger um die Arbeitsumgebung (z.B. Akustik im Besprechungsraum), sondern mehr um die Verwirklichung der neuen Arbeitswelt als Gesamtkonzept für den Bürobereich an sich. Open Space-Konferenzen sind geprägt von Individualität, eignen sich aber auch für das klassische Großraumbüro. Wichtig sind immer die situativen Bedingungen am Büroarbeitsplatz.

1. Alle Besucher, die da sind, sind genau die Richtigen. Schließlich nimmt jeder freiwillig an einer Session teil und es gilt immer, die Energie und das Wissen der Anwesenden zu nutzen. Wer nicht mit am Besprechungstisch sitzt, spielt auch keine Rolle.
2. Das Ergebnis ist der Arbeitskreis. Im direkten Austausch oder in der Diskussion finden sich zahlreiche Antworten, wo zugleich weiterführende Fragen entstehen.
3. Das Gesamtkonzept der Open Space-Konferenzen arbeitet nach „Milestones“ – nicht nach eng getaktetem Zeitplan. Sicherlich gibt es eine Agenda, aber absolute Pünktlichkeit ist obsolet. Denn, Verzögerungen gehören in diesem Meeting dazu. Zum Zeitpunkt, wann selbst Einzelgänger in der Gruppe aktiv sind und die jeweilige Individualität zu gemeinschaftlichem Teamspirit verschmelzt, sollte man loslegen.
4. So können Open Space-Konferenzen in der Praxis früher enden oder länger dauern. Das genaue Timing obliegt dem Erfolgsempfinden des Veranstalters bzw. Initiators.
5. Open Space ist ein Bürokonzept mit hoher Selbstverantwortung der Teilnehmer. So gilt das „Gesetz der zwei Füße“ – also der agilen Beteiligung an verschiedenen Sessions. Dabei werden die Besucher zu „Hummeln“, „Schmetterlingen“ oder dem „Elefanten“:
   • Hummeln fliegen von Session zu Session und „bestäuben“ einzelne Gruppen mit ihrem gewonnenen Wissen und Erkenntnissen.
   • Schmetterlinge lassen sich in Rückzugszonen nieder und beflügeln hier den Austausch von Themen, Erkenntnissen oder Beobachtungen mit ihrer Individualität.
   • Der Elefant – meist einer der Veranstalter – initiiert eine Arbeitsgruppe oder schließt sich ihr an und bleibt von Anfang bis Ende aktives Mitglied.

Checkliste für die Arbeitswelt der Open Space-Konferenzen

Open Space-Konferenzen gehören zu den modernen Bürokonzepten und insbesondere, wenn sie erstmalig im Unternehmen durchgeführt werden, stehen viele Fragen im Raum. Die folgenden Stichpunkte helfen Ihnen, die wichtigsten Aspekte zu berücksichtigen.

• Ein Impulsvortrag definiert den Gesamtkontext der Veranstaltung und bindet die Besucher als Teilnehmer mit ein.
• Im Idealfall gibt es je Arbeitsgruppen einen Besprechungsraum. So bleiben die Ergebnisse der jeweiligen Sessions unbeeinflusst voneinander. Im Großraumbüro gilt es entsprechend Vorkehrungen für die Arbeitsumgebung zu treffen – z.B. durch großflächiges Büromobiliar.
• In der räumlichen Bauausführung sollten Sie einen zentralen „Marktplatz“ berücksichtigen. Hier können die Teilnehmer den erarbeiteten Plan zentral einsehen und erhalten Überblick zu den einzelnen Sessions und Orten.
• Ausreichend Arbeitsmaterialen wie Laptop, Beamer, Papier, Stifte, Post-Its etc., aber auch flexible Büroeinrichtung wie Whiteboards, Besprechungstische uvm. sind von entscheidender Bedeutung für den Verlauf, respektive Erfolg, einer Session.
• Für unerfahren Teilnehmer, welche eine eigene Session bzw. Arbeitsgruppe initiieren wollen, empfiehlt sich ein separater Begleiter, der bei der Moderation unterstützen kann.
• Pünktlichkeit ist kein primäres Ziel, aber ca. 5 Minuten vor Ablauf einer Session sollten Sie dem Initiator einen Hinweis geben, dass die geplante Zeit bald endet.
• Der Wechsel zwischen den Sessions und Arbeitsräumen sowie ein Umweg in die Rückzugszonen erfordert Zeit, die Sie im Gesamtkonzept berücksichtigen sollten.
• Greifbare Ergebnisse resultieren aus der Zusammenfassung von einzelnen Sessions und bereitgestellten Informationen im Nachgang der Open Space-Konferenzen.
• Der Veranstalter sollte als Initiator nie zur Hummel werden und seine eigene Gruppe verlassen!

„du“ oder „Sie“? Mit Titelbeschreibung und / oder Rollenzuweisung? Beim zwischenmenschlichen Umgang streiten sich die Geister und so sind entsprechende Namensschilder nicht zwingend notwendig. Oftmals fördert gerade die nicht vorhandene Bekanntschaft den offenen Austausch miteinander. Gleich wenn die Orientierung bei großen Open Space-Konferenzen in dem Fall nicht optimal ist. So empfiehlt sich immer die Installation eines Schwarzen Bretts am Marktplatz, um Frage zu stellen und Expertenwissen bereitstellen zu können.  

Open Space-Konferenzen im Pandemiezeitalter?

Die soziale Komponente ist ein wesentlicher Aspekt für den Erfolg von Open Space-Konferenzen. Das stellt die Veranstalter in den Corona Jahre vor große Herausforderungen. Schließlich ist Isolation das effektivste Mittel zur Eindämmung der Infektionsausbreitung. Bei einer Präsenzveranstaltung ist so auch wieder flexibles Büromobiliar gefordert. Unter dem Stern von mitunter wechselnden Vorschriften sollten Sie ein eigenes Hygienekonzept entsprechend Ihrer räumlichen Möglichkeiten entwickeln. Nicht zuletzt können Open Space-Konferenzen in hybrider Form über Video-Calls erfolgen, doch Fakt ist: Der Effekt ist nicht derselbe wie im vis-a-vis.